前払金を支払う前に中国のサプライヤーへ求める書類
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前払金は、ここではあらゆる事前の支払いを指しますが、一度送金すると回収が難しい場合があります。送金前に、少数の書類をそろえて次の問いに答えられるようにしましょう。「これから支払う相手は、自分が取引していると思っている事業者なのか。各書類の内容は一致しているか」。
本ガイドは6種類の書類のチェックリストです。最初の4つは毎回の注文で求める価値があります。5つ目は署名者が会社の法定代表人ではない場合に該当し、6つ目は任意で、大口注文や継続取引で特に役立ちます。各書類について、示すことだけでなく示さないことも説明します。誤解が生じやすいのは、後者だからです。
これは実務上の資料請求であり、すべての取引に適用される法的なチェックリストではありません。銀行の処理時間や正当な機密保持上の事情を考慮し、合理的な回答期限を合意してください。書類一式は調査に役立つ資料であって、安全に支払える証明ではありません。回答の速さだけで相手が本物かどうかを判断することもできません。
1. 営業許可証（营业执照）
QRコードが見える、鮮明で欠けのない最新の営業許可証の画像を求めてください。
示すこと：真正なものであれば、その中国語名と18文字の統一社会信用コード（USCC）を持つ法人またはその他の登記組織が、発行日の時点で、記載された当局に記載内容で登記されていたことを示します。会社なら法定代表人と登録資本金が含まれますが、個体工商戸や支店などには、その欄がない場合もあります。許可証は、他の情報を調べるための識別情報を提供します。
示さないこと：現在も登記されていること、画像が改変されていないこと、送信者がその事業者の従業員であること、資本金の払込み、工場の所有、銀行口座の帰属は示しません。登記情報と照合していない画像は、確認済みの事実ではなく主張を記録したものです。
各欄の説明は、中国の営業許可証の読み方に関するガイドをご覧ください。
2. 見積書またはプロフォーマインボイス（PI）
PIには、サプライヤーの中国語の正式な登記名称、USCC、会社印、物品、価格、支払条件、受取銀行口座情報を記載するよう求めます。
示すこと：相手自身の提示内容として、どの事業者がどの条件で販売を申し出ているかを示します。PIの中国語名とUSCCが許可証と一致すれば、まず書類間の整合性を一つ確認できます。受取人が記載されていれば、サプライヤーが送金先を自ら示した書類となり、後で契約書と照合できます。
示さないこと：中国語名を1文字ずつ、またUSCCを比較しない限り、PIの事業者が許可証と同じであるとは確認できません。印が本物であることや、受領前に銀行情報が改変されていないことも示しません。PIの印や送金指示は、メールと同じように偽造できます。英語名だけのPIでは本土の登記情報との照合に不十分なため、中国語名とUSCCを求めます。ただし、英語名しかないことは、背後に実在の事業者がいない証拠ではありません。
3. 受取人を明記した契約書
売主の中国語の正式な登記名称、買主、物品、受取口座の名義・番号・銀行名・銀行住所を記載した契約書、または同じ内容の注文確認書を求めます。署名と押印の両方を求めるのは買主として合理的な条件ですが、すべての場合の契約成立要件を述べているわけではありません。
示すこと：サプライヤーが、自ら締結した書類で受取人を明示したことを示します。受取人が香港の関連会社や輸出代理業者なら、その関係と、そこへの支払いで買主の義務が履行されるかを契約に記載します。そうすれば後の口座変更は単なるメール変更ではなく、契約変更として扱えます。また、誰が売主かを記録するため、納品、品質、返金の義務を誰が負うかを判断する出発点にもなります。
示さないこと：契約が実際に執行できること、署名者に権限があったこと（項目5参照）、印が文具店などで作られたものではなく会社の登録された印であることは示しません。最終的に誰に請求できるかは、売主欄の名称だけでなく、適用法、契約条件、実際の当事者によります。契約書は合意内容の証拠であり、相手の誠実さの証拠ではありません。
実務上の注意：契約後に担当者から「新しい口座」が送られてきた場合は、契約書が比較基準です。変更依頼とは独立して確立した連絡方法で確認し、支払い前に署名入りの変更合意書として記録してください。
4. 銀行口座を示す資料
指定された名義人と、実際に送金する特定の口座を結び付ける、最近の銀行発行資料を求めます。本土の企業口座開設許可証は2019年に段階的に廃止されました。古い許可証を現在の口座情報の証明として頼らないでください。予定している送金で使える確認手段を、ご自身の銀行に尋ねます。
例えば、口座名義と番号を示した銀行確認書や、残高を伏せた押印済み明細書のヘッダー部分が考えられます。実際の送金先口座を対象とする資料であることを確認してください。外貨受取口座は会社の基本預金口座とは異なる場合があり、一方の資料で他方まで確認できるわけではありません。
示すこと：真正なものであれば、書類の日付時点で、その銀行に、その名義と番号の口座が存在したことを示します。必要なのは口座名義という事実です。許可証の名称、または相手が説明した関連会社や代理業者の名称と受取人を比較できます。
示さないこと：誰が口座を支配しているか、誰に口座の署名権限があるか、書類自体が本物かは示しません。銀行書類も他の画像と同様に改変できるため、可能な範囲で独立した方法により真正性を確認します。送金銀行や決済経路が提供する受取人名確認は、対象国・通貨、返される結果、責任範囲が異なります。保証とみなさず、この送金で何が利用でき、結果が何を意味するかを銀行に確認してください。
5. 署名者が法定代表人でない場合の授権資料
契約書の署名者が許可証の法定代表人と異なる場合、署名者と権限の範囲を明示した、会社印のある委任状または授権書を求めます。
示すこと：この人物が当該目的で会社を拘束できると、会社自身の書類で述べていることを示します。許可証と合わせると、連絡している個人と登記主体の関係を示せます。
示さないこと：署名者が利用可能な印で作成したのではなく、会社が実際に発行したことまでは示しません。押印済み授権書は補助資料であり、決定的な証拠ではありません。独立して確立した経路で会社に確認すれば、証拠としての意味が強まります。他の人も役職や適用される代理のルールに基づいて会社を拘束する場合があるため、書面がないことは解消すべき不足であり、署名が無効だという証明ではありません。
署名者が法定代表人本人なら、通常、自分自身への別途の授権は不要です。それでも署名者が実際にその本人か、通常業務外の事項では追加の社内承認が必要かを確認してください。
6. 最近の輸出記録または工場監査報告書（任意）
大口注文では、前年の船荷証券や税関申告書の機密部分を伏せた写し、第三者の工場監査報告書など、同様の物品を過去に出荷した証拠を求めます。
示すこと：輸出記録は、記載された荷送人に輸出実績があることを示し、実際に活動する輸出業者だという説明を裏付けます。認知された検査会社の監査報告書は、同社が特定の日に、記載された方法と範囲で拠点を評価した記録です。どちらも、上記の身元確認書類では扱わない能力に関する資料です。
示さないこと：船荷証券の荷送人は必ずしも製造業者でも支払先でもないため、名称を確認します。監査報告書は、監査先が協力工場ではなくサプライヤーの所有物であることや、昨年の報告内容と現在の状況が同じであることを示しません。報告書自体が本物でない可能性もあります。
監査報告書は発行元に確認し、範囲、方法、日付を読んでください。記載会社と監査対象拠点、この注文との関係を明らかにします。複数の事業者が適法に一つの取引へ参加することはありますが、各役割と義務は明確であるべきです。書類が一致しているだけでは、真正性や履行能力は確立されません。
6種類を組み合わせて読む
このチェックリストの価値は、1枚の書類そのものではなく、書類同士が一致し、相違点ごとに検証可能な説明があるかにあります。許可証は名称とコードを示します。PIと契約書は同じ名称とコードを示すか、確認済みの別の売主を明示する必要があります。銀行資料の名義はその名称と一致するか、契約で説明された名称であるべきです。授権書は署名者と事業者を結び付け、輸出記録や監査は事業者と実際の取引活動を結び付けます。
工場、貿易会社、受取会社など、複数の主体が適法に関わる取引はあります。目的はすべての書類を単一の法人にそろえることではなく、各主体の役割を明示し、説明し、確認することです。説明のない相違があれば、サプライヤーに具体的に尋ねるべき問いとなり、その回答が次の情報になります。すべて一致しても、得られるのは整合性です。真正性も、安全に支払えるという結論も、まだ得られていません。
本ガイドの対象外
本ガイドは相手の特定と書類の整合性を扱います。製品仕様、品質検査、Incoterms、信用状やエスクローなどの決済手段、誤送金後の対応は扱いません。画像は改変できるという一般的な注意を超えた、偽造印や改変画像の検出も対象外です。また、中国や香港での契約の執行可能性についての法律助言ではありません。
これらの書類を一部または全部そろえ、相互の照合と登記情報との確認を希望される場合は、お手持ちの資料で確認を依頼できます。