Documenti da richiedere a un fornitore cinese prima di versare un anticipo

Aggiornato il 16 settembre 2026

Un anticipo, inteso qui come qualsiasi pagamento anticipato, può essere difficile da recuperare una volta inviato. Prima di pagare, serve un piccolo insieme di documenti che risponda a una domanda: l’entità che sto per pagare è quella con cui credo di trattare, e le carte concordano?

Questa lista comprende sei documenti. I primi quattro meritano di essere richiesti per ogni ordine. Il quinto serve quando chi firma non è il rappresentante legale. Il sesto è facoltativo e più utile per ordini consistenti o ripetuti. Per ciascuno spieghiamo cosa dimostra e cosa non dimostra, perché è sui limiti che nascono i malintesi.

Sono richieste documentali pratiche, non una lista legale universale. Concorda un tempo ragionevole, considerando le procedure bancarie e le legittime esigenze di riservatezza. Un fascicolo completo offre prove utili da esaminare, non dimostra che il pagamento sia sicuro. La rapidità di risposta non è, da sola, una prova dell’autenticità del fornitore.

1. Licenza commerciale (营业执照)

Chiedi un’immagine chiara, completa e attuale della licenza, con codice QR visibile.

Cosa dimostra: se autentica, che alla data di emissione una persona giuridica o altra organizzazione con quel nome cinese e quel Unified Social Credit Code di 18 caratteri (USCC) era registrata presso l’autorità indicata, con i dati riportati. Per una società figurano rappresentante legale e capitale registrato; altre forme, come attività individuali e succursali, possono non avere tali campi. La licenza fornisce gli identificativi per tutti gli altri controlli.

Cosa non dimostra: che l’entità sia ancora registrata, che l’immagine sia inalterata, che il mittente vi lavori, che il capitale sia versato, che possieda una fabbrica o un determinato conto. Un’immagine non confrontata con il registro documenta un’affermazione, non un fatto confermato.

La guida alla lettura della licenza commerciale cinese spiega i singoli campi.

2. Preventivo o fattura pro forma (PI)

Chiedi che la PI riporti nome cinese registrato completo, USCC, timbro, beni, prezzo, condizioni di pagamento e coordinate del beneficiario.

Cosa dimostra: quale entità propone di vendere e a quali condizioni, secondo la propria presentazione. Se nome cinese e USCC coincidono con la licenza, hai un primo controllo di coerenza interna. Se la PI indica il beneficiario, hai la dichiarazione del fornitore sulla destinazione del denaro, in un documento confrontabile con il contratto.

Cosa non dimostra: che l’entità della PI sia quella della licenza, finché non confronti nome cinese carattere per carattere e USCC; che il timbro sia autentico; o che le coordinate non siano state modificate prima di arrivare. Un timbro o un’istruzione su una PI può essere falsificato come un’email. Una PI con solo il nome inglese non basta per il confronto con il registro continentale: per questo chiedi nome cinese e USCC. Non prova, però, che non esista un’entità sottostante.

3. Contratto che identifica il beneficiario

Chiedi un contratto, o una conferma d’ordine equivalente, con nome cinese registrato completo del venditore, acquirente, beni e conto beneficiario indicato mediante intestatario, numero, nome e indirizzo della banca. Richiedere sia firma sia timbro è ragionevole per un acquirente, ma non descrive le condizioni universali di validità contrattuale.

Cosa dimostra: che il fornitore ha fissato l’identità del beneficiario in un documento da esso sottoscritto. Se riceve una società collegata di Hong Kong o un agente export, il contratto deve spiegare il rapporto e se il pagamento estingue il tuo obbligo. Un successivo cambio di coordinate diventa così una modifica contrattuale, non una semplice email. Il contratto identifica inoltre il venditore, punto di partenza per stabilire chi risponde di consegna, qualità e rimborsi.

Cosa non dimostra: che il contratto sia concretamente eseguibile, che il firmatario fosse autorizzato (vedi punto 5), o che il timbro sia quello registrato della società anziché uno ordinato in negozio. Contro chi potrai agire dipende da legge applicabile, clausole ed entità coinvolte, non solo dal nome nel campo venditore. Il contratto prova l’accordo, non l’onestà della controparte.

Nota pratica: se i dipendenti inviano un «nuovo conto» dopo la firma, il contratto è il riferimento. Ogni modifica dovrebbe essere confermata tramite un canale stabilito indipendentemente dalla richiesta e documentata in un emendamento firmato prima del pagamento.

4. Prova del conto bancario

Chiedi documenti recenti emessi dalla banca che colleghino l’intestatario al conto esatto da pagare. Le autorizzazioni all’apertura dei conti aziendali continentali sono state eliminate gradualmente nel 2019: non usare una vecchia autorizzazione come prova delle coordinate attuali. Chiedi alla tua banca quali verifiche sono possibili per il bonifico.

Possono essere adatte una lettera di conferma bancaria o l’intestazione timbrata di un estratto conto con saldi oscurati e nome e numero visibili. Devono riferirsi al conto effettivamente richiesto: un conto ricevente in valuta estera può non coincidere con il conto di deposito di base dell’impresa, e la prova dell’uno non copre l’altro.

Cosa dimostra: se autentica, che alla data del documento esisteva presso quella banca un conto con quel numero e quel nome. L’intestatario è il dato ricercato, da confrontare con il nome sulla licenza o con quello della società collegata o dell’agente dichiarato.

Cosa non dimostra: chi controlla il conto, chi ha poteri di firma o l’autenticità del documento. I documenti bancari sono modificabili come ogni altra immagine: autenticali indipendentemente quando possibile. I controlli sul nome offerti da banche ordinanti e circuiti di pagamento variano per paesi, valute, risultati e responsabilità. Non sono una garanzia; chiedi alla tua banca quali siano disponibili e cosa significherebbe il risultato per quel trasferimento.

5. Autorizzazione del firmatario, se non è il rappresentante legale

Se chi firma non è il rappresentante legale indicato nella licenza, chiedi una procura o autorizzazione timbrata dalla società che ne indichi nome e ambito dei poteri.

Cosa dimostra: che la società dichiara su un proprio documento che quella persona può impegnarla a tale scopo. Insieme alla licenza collega l’interlocutore all’entità giuridica.

Cosa non dimostra: che l’autorizzazione provenga davvero dalla società e non dal firmatario che usa un timbro a cui ha accesso. È una prova di supporto, non conclusiva; acquista peso se confermata con l’impresa tramite un canale indipendente. Altri soggetti possono vincolare la società grazie alla posizione o alle regole di rappresentanza: l’assenza della lettera è quindi una lacuna da chiarire, non la prova che la firma non valga nulla.

Se firma il rappresentante legale, normalmente non serve un’autorizzazione separata a sé stesso. Occorre comunque verificare che sia davvero quella persona e, per operazioni non ordinarie, se siano necessarie ulteriori approvazioni interne.

6. Esportazioni recenti o audit di fabbrica (facoltativo)

Per ordini importanti, chiedi prove di precedenti spedizioni di beni simili: polizze di carico o dichiarazioni doganali dell’ultimo anno con dati riservati oscurati, oppure un audit di fabbrica di un soggetto terzo.

Cosa dimostrano: i documenti export mostrano precedenti esportazioni dello speditore indicato, sostenendo la sua effettiva attività. Un rapporto di un’impresa di ispezione riconosciuta registra la valutazione di un sito in una data, con un metodo e un perimetro definiti. Entrambi riguardano capacità che i documenti d’identità sopra descritti non affrontano.

Cosa non dimostrano: lo speditore della polizza non è necessariamente il produttore né il beneficiario del tuo pagamento; controlla il nome. Un audit non prova che il sito appartenga al fornitore anziché a una fabbrica partner, o che la situazione odierna corrisponda al rapporto dell’anno precedente. Il rapporto stesso potrebbe non essere autentico.

Verifica ogni audit con l’emittente e leggi ambito, metodi e data. Stabilisci come l’impresa citata si collega al sito e a questo ordine. Più entità possono partecipare legittimamente; ruoli e obblighi devono essere chiari. Carte coerenti non dimostrano da sole autenticità o capacità di esecuzione.

Leggere insieme i sei documenti

Il valore della lista sta nella concordanza e nelle spiegazioni verificabili degli scostamenti, non nel singolo documento. La licenza fornisce nome e codice. PI e contratto dovrebbero riportare gli stessi o indicare un diverso venditore identificato. La prova bancaria deve contenere quel nome o un nome spiegato dal contratto. L’autorizzazione collega il firmatario all’entità. Esportazioni e audit collegano un’entità ad attività reali.

Una transazione può coinvolgere legittimamente fabbrica, società commerciale ed entità ricevente. Non occorre che ogni documento punti alla stessa persona giuridica: ogni ruolo deve essere dichiarato, spiegato e verificato. Una divergenza senza spiegazione genera una domanda specifica al fornitore, la cui risposta è il dato successivo. Se tutto coincide, hai coerenza, non ancora autenticità né una conclusione sulla sicurezza del pagamento.

Cosa non copre questa guida

La guida riguarda identità e coerenza, non specifiche del prodotto, ispezioni di qualità, Incoterms, strumenti come crediti documentari o deposito a garanzia, né cosa fare dopo un pagamento problematico. Non tratta il rilevamento di timbri falsi o immagini modificate oltre al richiamo generale che ogni immagine è alterabile. Non è consulenza legale sull’esecuzione dei contratti in Cina o Hong Kong.

Se hai raccolto alcuni o tutti questi documenti e vuoi confrontarli tra loro e con il registro, puoi richiedere una verifica con quanto disponibile.