Dokumen yang perlu diminta daripada pembekal China sebelum membayar deposit
Pada halaman ini
Deposit, yang di sini bermaksud sebarang bayaran pendahuluan, mungkin sukar diperoleh kembali selepas dihantar. Sebelum membayar, kumpulkan beberapa dokumen yang bersama-sama menjawab satu soalan: adakah entiti yang akan saya bayar ialah entiti yang saya sangka sedang berurusan dengan saya, dan adakah dokumen saling sepadan?
Senarai ini meliputi enam dokumen. Empat pertama wajar diminta pada setiap pesanan. Kelima terpakai apabila penandatangan bukan wakil sah syarikat. Keenam pilihan dan lebih berguna bagi pesanan besar atau berulang. Panduan menerangkan apa yang dibuktikan dan tidak dibuktikan setiap satunya, kerana bahagian kedua sering menimbulkan salah faham.
Ini permintaan dokumen praktikal, bukan senarai semak undang-undang sejagat. Persetujui tempoh munasabah dengan mengambil kira proses bank dan kebimbangan kerahsiaan yang sah. Dokumen lengkap ialah bukti berguna untuk diteliti, bukan bukti bayaran selamat. Kepantasan respons sahaja tidak menguji ketulenan pembekal.
1. Lesen perniagaan (营业执照)
Minta imej lesen jelas, lengkap dan terkini dengan kod QR kelihatan.
Apa yang dibuktikan: jika tulen, entiti undang-undang atau organisasi berdaftar dengan nama Cina dan Kod Kredit Sosial Bersepadu 18 aksara (USCC) itu berdaftar pada pihak berkuasa dinyatakan, dengan butiran tersebut, pada tarikh lesen dikeluarkan. Bagi syarikat, ini termasuk wakil sah dan modal berdaftar; perniagaan individu dan cawangan mungkin tidak mempunyai medan itu. Lesen menyediakan pengenal untuk semakan lain.
Apa yang tidak dibuktikan: entiti masih berdaftar hari ini, imej tidak diubah, pengirim bekerja untuk entiti, modal sudah dibayar, ia memiliki kilang atau akaun bank miliknya. Imej yang belum disemak terhadap daftar merekodkan dakwaan, bukan fakta disahkan.
Lihat panduan membaca lesen perniagaan China untuk penjelasan setiap medan.
2. Sebut harga atau invois proforma (PI)
Minta PI menyatakan nama berdaftar Cina penuh, USCC, cap syarikat, barang, harga, syarat pembayaran dan butiran bank penerima.
Apa yang dibuktikan: entiti yang menawarkan jualan dan syaratnya, mengikut cara entiti memperkenalkan dirinya. Nama Cina dan USCC yang sepadan dengan lesen memberikan semakan keselarasan dalaman awal. Apabila penerima dinamakan, PI merekodkan pernyataan pembekal tentang destinasi wang dalam dokumen yang boleh dibandingkan dengan kontrak.
Apa yang tidak dibuktikan: entiti PI sama dengan lesen tanpa membandingkan nama Cina aksara demi aksara serta USCC; cap tulen; atau butiran bank tidak diubah sebelum diterima. Cap atau arahan pada PI boleh dipalsukan seperti e-mel. PI yang hanya memakai nama Inggeris tidak cukup untuk memadankan entiti dengan daftar tanah besar, sebab itu nama Cina dan USCC diminta; ia bukan bukti bahawa tiada entiti di belakangnya.
3. Kontrak yang menamakan penerima bayaran
Minta kontrak atau pengesahan pesanan dengan kandungan sama yang menyatakan nama berdaftar Cina penuh penjual, pembeli, barang dan akaun penerima dengan nama akaun, nombor, nama serta alamat bank. Meminta tandatangan dan cap ialah syarat pembeli yang munasabah, bukan penerangan tentang kesahan kontrak dalam semua keadaan.
Apa yang dibuktikan: pembekal menetapkan identiti penerima dalam dokumen yang disempurnakannya. Jika penerima afiliat Hong Kong atau ejen eksport, kontrak perlu menjelaskan hubungan itu dan sama ada bayaran kepadanya memenuhi kewajipan anda. Maka perubahan bank kemudian menjadi perubahan kontrak, bukan sekadar e-mel. Kontrak turut menamakan penjual, asas menentukan siapa bertanggungjawab bagi penghantaran, mutu dan bayaran balik.
Apa yang tidak dibuktikan: kontrak dapat dikuatkuasakan dalam amalan, penandatangan berkuasa (lihat perkara 5), atau cap ialah cap berdaftar syarikat dan bukan tempahan kedai alat tulis. Pihak yang akhirnya boleh dituntut bergantung pada undang-undang, syarat dan entiti sebenar, bukan hanya nama pada medan penjual. Kontrak membuktikan persetujuan, bukan kejujuran pihak lawan.
Nota praktikal: jika kakitangan menghantar «akaun baharu» selepas kontrak ditandatangani, kontrak ialah rujukan. Sahkan perubahan melalui kaedah hubungan yang ditetapkan bebas daripada permintaan itu dan dokumentasikan sebagai pindaan bertandatangan sebelum membayar.
4. Bukti akaun bank
Minta bukti terkini keluaran bank yang menghubungkan pemegang akaun dengan akaun tepat untuk pembayaran. Permit pembukaan akaun perusahaan tanah besar dihapuskan secara berperingkat pada 2019; jangan gunakan permit lama sebagai bukti butiran semasa. Tanya bank anda pilihan semakan pindahan tersebut.
Bukti sesuai termasuk surat pengesahan bank atau pengepala penyata bercap dengan baki dipadamkan, memaparkan nama dan nombor akaun. Pastikan ia meliputi akaun sebenar yang diminta: akaun penerimaan mata wang asing mungkin bukan akaun deposit asas syarikat, dan bukti satu tidak meliputi yang lain.
Apa yang dibuktikan: jika tulen, akaun bernombor itu wujud di bank dan nama tersebut pada tarikh dokumen. Nama akaun membolehkan perbandingan penerima dengan nama lesen atau afiliat atau ejen yang dijelaskan pembekal.
Apa yang tidak dibuktikan: pengawal akaun, pihak berkuasa menandatangani atau ketulenan dokumen. Dokumen bank boleh disunting seperti imej lain; sahkan ketulenannya secara bebas jika boleh. Semakan nama penerima oleh bank penghantar dan saluran pembayaran berbeza dari segi negara, mata wang, hasil serta tanggungjawab. Jangan anggap jaminan; tanya apa yang tersedia bagi pindahan ini dan maksud hasilnya.
5. Kuasa penandatangan jika bukan wakil sah
Jika penandatangan bukan wakil sah pada lesen, minta surat kuasa atau kebenaran bercap syarikat yang menamakan individu serta skop kuasanya.
Apa yang dibuktikan: syarikat menyatakan dalam dokumennya bahawa orang itu boleh mengikatnya bagi tujuan tersebut. Bersama lesen, ia menghubungkan individu dengan entiti undang-undang.
Apa yang tidak dibuktikan: surat benar-benar dikeluarkan syarikat, bukan penandatangan menggunakan cap yang boleh dicapainya. Surat bercap ialah bukti sokongan, bukan muktamad, dan lebih kukuh jika disahkan dengan syarikat melalui saluran bebas. Orang lain juga boleh mengikat syarikat berdasarkan jawatan atau peraturan agensi berkenaan; ketiadaan surat ialah jurang untuk diselesaikan, bukan bukti tandatangan tidak bernilai.
Jika penandatangan wakil sah, surat kuasa berasingan kepada dirinya biasanya tidak diperlukan. Namun, sahkan bahawa dialah orang tersebut dan, bagi perkara di luar urusan biasa, sama ada kelulusan dalaman tambahan diperlukan.
6. Rekod eksport terkini atau laporan audit kilang (pilihan)
Untuk pesanan lebih besar, minta bukti barang seumpamanya pernah dihantar, seperti bil muatan atau pengisytiharan kastam tahun lalu dengan data sensitif dipadamkan, atau laporan audit kilang pihak ketiga.
Apa yang dibuktikan: rekod eksport menunjukkan penghantar bernama itu pernah mengeksport, menyokong dakwaan sebagai pengeksport beroperasi. Laporan firma pemeriksaan yang diiktiraf merekodkan penilaian tapak pada tarikh, kaedah dan skop tertentu. Kedua-duanya berkaitan keupayaan yang tidak dijawab dokumen identiti di atas.
Apa yang tidak dibuktikan: penghantar dalam bil muatan tidak semestinya pengilang atau penerima wang anda; semak nama. Audit tidak membuktikan tapak milik pembekal dan bukan kilang rakan, atau keadaan kini sama dengan laporan tahun lalu. Laporan sendiri mungkin tidak tulen.
Sahkan audit dengan penerbit dan baca skop, kaedah serta tarikh. Tentukan hubungan syarikat dinamakan dengan tapak dan pesanan. Beberapa entiti boleh terlibat secara sah; peranan dan kewajipannya mesti jelas. Dokumen konsisten tidak membuktikan ketulenan atau kemampuan menunaikan pesanan dengan sendirinya.
Menggabungkan keenam-enam dokumen
Nilai senarai bukan pada satu dokumen, tetapi kesepadanan dan penjelasan yang boleh diuji bagi setiap perbezaan. Lesen memberikan nama dan kod. PI dan kontrak harus membawa nama serta kod sama atau menamakan penjual lain yang dikenal pasti. Bukti bank patut membawa nama sama atau nama yang diterangkan kontrak. Surat kuasa menghubungkan penandatangan dengan entiti. Rekod eksport atau audit menghubungkan entiti dengan perdagangan sebenar.
Transaksi boleh sah melibatkan kilang, syarikat dagangan dan entiti penerima. Tujuannya bukan semua dokumen menunjuk satu entiti, tetapi setiap peranan dinyatakan, dijelaskan dan disahkan. Perbezaan tanpa penjelasan menjadi soalan khusus kepada pembekal; jawapannya data seterusnya. Jika semuanya sepadan, anda mempunyai konsistensi, belum ketulenan dan belum kesimpulan bayaran selamat.
Perkara yang tidak diliputi panduan ini
Panduan tentang identiti dan keselarasan. Ia tidak meliputi spesifikasi produk, pemeriksaan mutu, Incoterms, instrumen seperti surat kredit atau eskrow, atau tindakan selepas bayaran bermasalah. Ia tidak menerangkan pengesanan cap palsu atau imej suntingan selain amaran umum bahawa sebarang imej boleh diubah, dan bukan nasihat undang-undang tentang penguatkuasaan kontrak di China atau Hong Kong.
Jika mempunyai sebahagian atau semua dokumen dan mahu dibandingkan antara satu sama lain serta daftar, anda boleh memulakan semakan dengan dokumen tersedia.