Welche Unterlagen Sie vor einer Anzahlung von einem chinesischen Lieferanten anfordern sollten

Aktualisiert am 16. September 2026

Eine Anzahlung – hier jede Vorauszahlung – lässt sich nach der Überweisung unter Umständen nur schwer zurückholen. Vorher benötigen Sie einige Unterlagen, die gemeinsam eine Frage beantworten: Zahle ich an das Unternehmen, mit dem ich zu handeln glaube, und stimmen die Dokumente miteinander überein?

Diese Checkliste umfasst sechs Dokumente. Die ersten vier sollten Sie bei jedem Auftrag anfordern. Das fünfte ist relevant, wenn der Unterzeichner nicht der gesetzliche Vertreter des Unternehmens ist. Das sechste ist optional und insbesondere bei größeren oder wiederholten Bestellungen hilfreich. Zu jedem Dokument erläutert dieser Leitfaden, was es zeigt und was nicht – gerade die Grenzen führen häufig zu Missverständnissen.

Es handelt sich um praktische Dokumentenanforderungen, nicht um eine allgemeingültige rechtliche Checkliste. Vereinbaren Sie eine angemessene Antwortfrist und berücksichtigen Sie Bankbearbeitungszeiten und berechtigte Vertraulichkeitsinteressen. Vollständige Unterlagen liefern nützliche Anhaltspunkte für die Prüfung, beweisen aber nicht, dass eine Zahlung sicher ist. Die Antwortgeschwindigkeit allein sagt nichts darüber aus, ob ein Lieferant echt ist.

1. Geschäftslizenz (营业执照)

Bitten Sie um eine klare, vollständige und aktuelle Abbildung der Geschäftslizenz mit sichtbarem QR-Code.

Was sie zeigt: Ist sie echt, belegt sie, dass zum Ausstellungsdatum eine juristische Person oder andere registrierte Organisation mit diesem chinesischen Namen und diesem 18-stelligen Unified Social Credit Code (USCC) bei der angegebenen Behörde mit den aufgeführten Daten eingetragen war. Bei einer Gesellschaft gehören dazu der gesetzliche Vertreter und das registrierte Kapital. Bei anderen Organisationsformen, etwa Einzelgewerben und Zweigniederlassungen, können diese Felder fehlen. Die Lizenz liefert die Identifikatoren für die weiteren Prüfungen.

Was sie nicht zeigt: dass die Organisation heute noch registriert ist, dass die Abbildung unverändert ist, dass der Absender dort beschäftigt ist, dass Kapital eingezahlt wurde, dass das Unternehmen eine Fabrik besitzt oder dass ihm ein bestimmtes Bankkonto gehört. Ein nicht mit dem Register abgeglichenes Bild dokumentiert eine Behauptung, keine bestätigte Tatsache.

Eine Erläuterung der einzelnen Felder finden Sie im Leitfaden zum Lesen einer chinesischen Geschäftslizenz.

2. Angebot oder Proforma-Rechnung (PI)

Bitten Sie um eine PI mit vollständigem eingetragenem chinesischem Namen des Lieferanten, USCC, Firmenstempel, Waren, Preis, Zahlungsbedingungen und Bankdaten des Empfängers.

Was sie zeigt: welches Unternehmen Ihnen zu welchen Bedingungen Waren anbietet, so wie es sich selbst darstellt. Stimmen chinesischer Name und USCC auf PI und Lizenz überein, liegt eine erste interne Konsistenzprüfung vor. Nennt die PI den Zahlungsempfänger, haben Sie die eigene Erklärung des Lieferanten, wohin das Geld gehen soll – in einem Dokument, das Sie später mit dem Vertrag vergleichen können.

Was sie nicht zeigt: dass das Unternehmen auf der PI mit dem auf der Lizenz identisch ist, solange Sie den chinesischen Namen nicht Zeichen für Zeichen und den USCC abgeglichen haben; dass der Stempel echt ist; oder dass die Bankdaten auf dem Weg zu Ihnen nicht verändert wurden. Ein Stempel oder eine Zahlungsanweisung auf einer PI kann ebenso leicht gefälscht werden wie eine E-Mail. Eine PI mit ausschließlich englischem Namen reicht für den Abgleich mit dem festlandchinesischen Register nicht aus. Deshalb verlangen Sie chinesischen Namen und USCC; deren Fehlen beweist aber nicht, dass kein Unternehmen dahintersteht.

3. Vertrag mit benanntem Zahlungsempfänger

Fordern Sie einen Vertrag oder eine inhaltsgleiche Auftragsbestätigung an, die den vollständigen eingetragenen chinesischen Namen des Verkäufers, den Käufer, die Waren sowie Kontoname, Kontonummer, Name und Anschrift der Empfängerbank nennt. Unterschrift und Stempel zusammen zu verlangen, ist eine angemessene Käuferanforderung; dies beschreibt nicht, was einen Vertrag in jedem Fall rechtsgültig macht.

Was er zeigt: dass der Lieferant die Identität des Zahlungsempfängers in einem von ihm ausgefertigten Dokument festgelegt hat. Ist der Empfänger eine verbundene Gesellschaft in Hongkong oder ein Exportagent, sollte diese Beziehung im Vertrag stehen, einschließlich der Frage, ob die Zahlung an ihn Ihre Zahlungspflicht erfüllt. Eine spätere Änderung der Bankdaten betrifft dann den Vertrag und nicht nur eine E-Mail. Der Vertrag nennt außerdem den Verkäufer. Das ist der Ausgangspunkt für die Klärung, wer Lieferung, Qualität und Erstattungen schuldet.

Was er nicht zeigt: dass sich der Vertrag praktisch durchsetzen lässt; dass der Unterzeichner befugt war (siehe Punkt 5); oder dass der Stempel der registrierte Firmenstempel ist und nicht ein im Schreibwarengeschäft bestellter. Gegen wen Sie letztlich Ansprüche geltend machen können, hängt vom anwendbaren Recht, den Vertragsbedingungen und den tatsächlich beteiligten Rechtsträgern ab, nicht allein vom Namen im Verkäuferfeld. Ein Vertrag belegt die Vereinbarung, nicht die Ehrlichkeit der Gegenpartei.

Praktischer Hinweis: Senden Mitarbeiter nach Vertragsschluss ein „neues Konto“, ist der Vertrag Ihr Vergleichsmaßstab. Bestätigen Sie Änderungen vor der Zahlung über einen unabhängig von der Änderungsnachricht eingerichteten Kontaktweg und dokumentieren Sie sie in einer unterschriebenen Vertragsänderung.

4. Bankkontonachweis

Fordern Sie aktuelle, von der Bank ausgestellte Unterlagen an, die den benannten Kontoinhaber mit genau dem Konto verbinden, auf das Sie zahlen sollen. Die Genehmigungen zur Eröffnung von Unternehmenskonten in Festlandchina wurden 2019 schrittweise abgeschafft. Verlassen Sie sich nicht auf eine alte Genehmigung als Beleg heutiger Kontodaten. Fragen Sie Ihre Bank nach Prüfmöglichkeiten für die geplante Überweisung.

Geeignet sind etwa ein Bestätigungsschreiben der Bank oder der abgestempelte Kopf eines Kontoauszugs mit geschwärzten Salden, aus dem Kontoname und Kontonummer hervorgehen. Der Nachweis muss das tatsächlich vorgesehene Konto betreffen. Ein Fremdwährungseingangskonto muss nicht das grundlegende Einlagenkonto des Unternehmens sein; ein Nachweis für das eine gilt nicht für das andere.

Was er zeigt: Ist er echt, bestand zum Dokumentdatum bei dieser Bank ein Konto mit dieser Nummer und diesem Namen. Entscheidend ist der Kontoname. Er ermöglicht den Vergleich des Empfängers mit dem Namen auf der Lizenz oder mit dem Namen einer verbundenen Gesellschaft oder eines Agenten, den der Lieferant genannt hat.

Was er nicht zeigt: wer das Konto kontrolliert, wer dafür zeichnungsbefugt ist oder dass das Dokument echt ist. Bankdokumente lassen sich wie andere Bilder verändern. Authentifizieren Sie sie deshalb nach Möglichkeit unabhängig. Empfängernamensprüfungen von überweisenden Banken und Zahlungswegen unterscheiden sich hinsichtlich Länder- und Währungsabdeckung, Rückmeldung und Verantwortlichkeit. Behandeln Sie sie nicht als Garantie; fragen Sie Ihre Bank, was für diese Überweisung verfügbar ist und was ein Ergebnis aussagen würde.

5. Vollmacht für Unterzeichner, die nicht gesetzlicher Vertreter sind

Ist der Vertragsunterzeichner nicht der auf der Lizenz genannte gesetzliche Vertreter, bitten Sie um eine vom Unternehmen gestempelte Vollmacht oder Autorisierung mit Name des Unterzeichners und Umfang seiner Befugnisse.

Was sie zeigt: dass das Unternehmen auf eigenem Briefpapier erklärt hat, diese Person dürfe es zu diesem Zweck binden. Zusammen mit der Lizenz stellt sie eine Verbindung zwischen Ihrem Ansprechpartner und dem Rechtsträger her.

Was sie nicht zeigt: dass die Vollmacht tatsächlich vom Unternehmen ausgestellt wurde und nicht vom Unterzeichner mit einem ihm zugänglichen Stempel. Eine gestempelte Vollmacht ist ein ergänzender, kein abschließender Nachweis. Ihr Gewicht steigt, wenn Sie sie über einen unabhängig eingerichteten Kanal beim Unternehmen bestätigen. Auch andere Personen können eine Gesellschaft aufgrund ihrer Stellung oder anwendbarer Vertretungsregeln binden. Ein fehlendes Schreiben ist daher eine zu klärende Lücke und kein Beweis für die Wertlosigkeit der Unterschrift.

Unterschreibt der gesetzliche Vertreter selbst, ist normalerweise keine gesonderte Vollmacht an sich selbst nötig. Dennoch sollten Sie bestätigen, dass es tatsächlich diese Person ist und ob bei Geschäften außerhalb des gewöhnlichen Geschäftsbetriebs weitere interne Genehmigungen erforderlich sind.

6. Aktuelle Exportbelege oder Fabrikauditbericht (optional)

Bei größeren Aufträgen bitten Sie um Belege dafür, dass der Lieferant bereits ähnliche Waren exportiert hat, etwa geschwärzte Konnossemente oder Zollanmeldungen aus dem vergangenen Jahr, oder um einen Fabrikauditbericht eines unabhängigen Dritten.

Was sie zeigen: Exportunterlagen belegen frühere Ausfuhren des benannten Versenders und stützen damit die Angabe, dass er als Exporteur tätig ist. Ein Auditbericht eines anerkannten Inspektionsunternehmens hält fest, dass dieses einen Standort zu einem bestimmten Datum mit einer angegebenen Methode und in einem definierten Umfang geprüft hat. Beides betrifft Fähigkeiten, die aus den oben genannten Identitätsunterlagen nicht hervorgehen.

Was sie nicht zeigen: Der Versender auf einem Konnossement ist nicht zwingend der Hersteller und auch nicht zwingend das Unternehmen, an das Sie zahlen; prüfen Sie den Namen. Ein Auditbericht beweist nicht, dass der geprüfte Standort dem Lieferanten und nicht einer Partnerfabrik gehört oder dass die aktuellen Verhältnisse dem Vorjahresbericht entsprechen. Auch der Bericht selbst kann unecht sein.

Bestätigen Sie jeden Auditbericht beim Aussteller und lesen Sie Umfang, Methoden und Datum. Klären Sie, wie das benannte Unternehmen mit dem geprüften Standort und diesem Auftrag zusammenhängt. Mehrere Rechtsträger können berechtigterweise an einem Geschäft beteiligt sein; ihre Rollen und Pflichten sollten klar sein. Übereinstimmende Unterlagen allein belegen weder Echtheit noch Leistungsfähigkeit.

Die sechs Unterlagen zusammen betrachten

Der Wert der Checkliste liegt nicht in einem einzelnen Dokument, sondern in der Übereinstimmung und einer überprüfbaren Erklärung für jede Abweichung. Die Lizenz liefert Name und Code. PI und Vertrag sollten denselben Namen und Code enthalten oder einen anderen, von Ihnen identifizierten Verkäufer nennen. Der Banknachweis sollte entweder denselben Namen oder einen im Vertrag erklärten Namen tragen. Die Vollmacht verbindet den Unterzeichner mit dem Rechtsträger. Exportbelege oder Audit verbinden ein Unternehmen mit tatsächlicher Handelstätigkeit.

An einer Transaktion können berechtigterweise mehrere Unternehmen beteiligt sein: eine Fabrik, eine Handelsgesellschaft und ein Zahlungsempfänger. Ziel ist nicht, dass jedes Dokument auf dieselbe juristische Person verweist, sondern dass die Rolle jeder Partei genannt, erklärt und geprüft wird. Bei unerklärten Abweichungen haben Sie eine konkrete Frage an den Lieferanten; seine Antwort ist der nächste Anhaltspunkt. Stimmen alle Dokumente überein, haben Sie Konsistenz – noch keine Echtheitsbestätigung und kein Urteil über die Sicherheit der Zahlung.

Was dieser Leitfaden nicht abdeckt

Dieser Leitfaden behandelt Identität und Konsistenz. Er umfasst weder Produktspezifikationen, Qualitätskontrollen, Incoterms, Zahlungsinstrumente wie Akkreditive oder Treuhandzahlungen noch Maßnahmen nach einer fehlgeleiteten Zahlung. Abgesehen vom allgemeinen Hinweis, dass jedes Bild verändert werden kann, behandelt er nicht die Erkennung gefälschter Stempel oder bearbeiteter Bilder. Er ist keine Rechtsberatung zur Durchsetzbarkeit von Verträgen in China oder Hongkong.

Wenn Sie einige oder alle dieser Unterlagen gesammelt haben und sie untereinander sowie mit dem Registereintrag abgleichen lassen möchten, können Sie mit Ihren vorhandenen Dokumenten eine Prüfung starten.