Documentos a pedir a um fornecedor chinês antes de pagar um adiantamento
Nesta página
Um adiantamento, aqui entendido como qualquer pagamento antecipado, pode ser difícil de recuperar depois de enviado. Antes de pagar, reúna um pequeno conjunto de documentos que respondam em conjunto a uma pergunta: a entidade a quem vou pagar é aquela com quem penso estar a negociar, e os documentos são coerentes entre si?
Esta lista inclui seis documentos. Vale a pena pedir os quatro primeiros em cada encomenda. O quinto aplica-se quando quem assina não é o representante legal. O sexto é opcional e mais útil para encomendas maiores ou repetidas. Para cada um, explicamos o que demonstra e o que não demonstra, pois é na segunda parte que surgem os equívocos.
São pedidos documentais práticos, não uma lista universal de requisitos legais. Acorde um prazo razoável, considerando os procedimentos bancários e preocupações legítimas de confidencialidade. Um conjunto completo é prova útil a investigar, não prova de que pagar é seguro. A rapidez da resposta não demonstra, por si só, a autenticidade do fornecedor.
1. Licença comercial (营业执照)
Peça uma imagem nítida, completa e atualizada da licença, com o código QR visível.
O que demonstra: se for genuína, que uma entidade jurídica ou outra organização registada com aquele nome chinês e Código Unificado de Crédito Social de 18 caracteres (USCC) estava inscrita na autoridade indicada, com os dados apresentados, à data da emissão. Numa sociedade, inclui o representante legal e o capital registado; outros tipos, como negócios individuais e sucursais, podem não incluir esses campos. A licença fornece as referências para verificar os restantes elementos.
O que não demonstra: que a entidade continue registada hoje, que a imagem não foi alterada, que o remetente trabalha para ela, que foi realizado capital, que possui uma fábrica ou que uma conta bancária lhe pertence. Uma imagem não conferida no registo contém uma afirmação, não um facto confirmado.
Consulte o guia de leitura de uma licença comercial chinesa para a explicação campo a campo.
2. Orçamento ou fatura proforma (PI)
Peça que a PI inclua o nome completo registado em chinês, o USCC, o carimbo da empresa, os bens, o preço, as condições de pagamento e os dados bancários do beneficiário.
O que demonstra: que entidade se propõe vender e em que condições, segundo a sua própria apresentação. A correspondência do nome chinês e USCC com a licença é uma primeira verificação de coerência interna. Identificar o beneficiário na PI regista a indicação do fornecedor sobre o destino do dinheiro, num documento que depois poderá comparar com o contrato.
O que não demonstra: que a entidade da PI seja a da licença, sem comparar carácter a carácter o nome chinês e o USCC; que o carimbo seja genuíno; ou que os dados bancários não tenham sido alterados antes de chegar até si. Um carimbo ou instrução de pagamento numa PI pode ser falsificado tão facilmente como um email. Uma PI apenas com nome inglês não permite identificar suficientemente a entidade no registo continental, daí o pedido do nome chinês e USCC; não prova que não exista uma entidade por trás.
3. Contrato que identifique o destinatário do pagamento
Peça um contrato, ou confirmação de encomenda com o mesmo conteúdo, que indique o nome completo registado em chinês do vendedor, o comprador, os bens e a conta beneficiária, incluindo nome da conta, número, nome e morada do banco. Pedir assinatura e carimbo é uma condição razoável do comprador, não uma descrição do que torna válido qualquer contrato.
O que demonstra: que o fornecedor assumiu, num documento por si formalizado, a identidade do destinatário. Se este for uma afiliada de Hong Kong ou agente de exportação, o contrato deve explicar a relação e se pagar-lhe cumpre a sua obrigação. Assim, uma mudança posterior de dados bancários altera o contrato, não apenas um email. O contrato identifica ainda o vendedor, ponto de partida para determinar quem responde por entrega, qualidade e reembolsos.
O que não demonstra: que o contrato possa ser executado na prática, que o signatário tivesse poderes (ver ponto 5), ou que o carimbo seja o registado da empresa e não um encomendado numa papelaria. Contra quem poderá agir depende da lei aplicável, das condições e das entidades efetivamente envolvidas, não só do nome no campo vendedor. O contrato é prova do acordo, não da honestidade da contraparte.
Nota prática: se os funcionários enviarem uma «conta nova» depois da assinatura, o contrato é a referência. Confirme qualquer alteração por um contacto estabelecido independentemente desse pedido e documente-a numa alteração assinada antes de pagar.
4. Comprovativos da conta bancária
Peça prova recente emitida pelo banco que ligue o titular identificado à conta exata de destino. As autorizações de abertura de contas empresariais continentais foram eliminadas gradualmente em 2019; não use uma antiga como prova de dados atuais. Pergunte ao seu banco que verificações existem para a transferência prevista.
Pode servir uma carta bancária de confirmação ou o cabeçalho carimbado de um extrato, com os saldos ocultados, mostrando nome e número da conta. Confirme que corresponde à conta pedida: uma conta de recebimento em moeda estrangeira pode não ser a conta de depósito básica da empresa, e a prova de uma não comprova a outra.
O que demonstra: se for genuína, que uma conta com aquele número existia naquele banco e nome à data do documento. O nome da conta permite comparar o beneficiário com a licença ou com a afiliada ou agente indicados pelo fornecedor.
O que não demonstra: quem controla a conta, quem tem poderes de movimentação ou se o documento é genuíno. Documentos bancários podem ser alterados como qualquer imagem; autentique-os independentemente quando possível. As verificações de nomes disponibilizadas pelos bancos ordenantes e canais de pagamento variam na cobertura de países e moedas, nos resultados e nas responsabilidades. Não as trate como garantia: pergunte ao seu banco o que está disponível para esta transferência e o significado do resultado.
5. Autorização do signatário, se não for o representante legal
Se quem assina não for o representante legal da licença, peça uma procuração ou carta de autorização carimbada pela empresa, identificando a pessoa e o âmbito dos seus poderes.
O que demonstra: que a empresa declarou na sua própria documentação que a pessoa pode vinculá-la para aquele fim. Em conjunto com a licença, liga o interlocutor à entidade jurídica.
O que não demonstra: que a autorização foi efetivamente emitida pela empresa e não pelo signatário usando um carimbo a que tem acesso. Uma autorização carimbada é prova de apoio, não conclusiva; ganha peso quando confirmada com a empresa por um canal independente. Outras pessoas podem também vincular a empresa pelo cargo ou pelas regras de representação aplicáveis. A ausência de carta é uma lacuna a resolver, não prova de que a assinatura não tem valor.
Se assina o representante legal, normalmente não precisa de autorização separada a si próprio. Deve ainda confirmar que é realmente essa pessoa e, para assuntos fora da atividade habitual, se existe necessidade de aprovação interna adicional.
6. Registos recentes de exportação ou auditoria de fábrica (opcional)
Em encomendas maiores, peça prova de expedições anteriores de bens semelhantes, como conhecimentos de embarque ou declarações aduaneiras do último ano com dados sensíveis ocultados, ou um relatório de auditoria de fábrica por terceiro.
O que demonstra: os registos de exportação indicam que o expedidor identificado já exportou, apoiando a afirmação de que é um exportador em atividade. Um relatório de uma empresa de inspeção reconhecida regista que avaliou uma instalação numa data, por um método e num âmbito definidos. Ambos tratam de capacidade, que os documentos de identidade anteriores não demonstram.
O que não demonstra: o expedidor no conhecimento de embarque não é necessariamente o fabricante nem quem recebe o pagamento; confira o nome. Uma auditoria não prova que a instalação pertença ao fornecedor e não a uma fábrica parceira, nem que as condições atuais sejam iguais às do ano passado. O próprio relatório pode não ser genuíno.
Confirme o relatório com o emissor e leia âmbito, métodos e data. Estabeleça a relação da empresa identificada com a instalação e a encomenda. Várias entidades podem participar legitimamente; os seus papéis e obrigações devem ser claros. Documentos coerentes não provam, por si só, autenticidade ou capacidade de execução.
Analisar os seis em conjunto
O valor da lista não está num documento isolado, mas na coerência e numa explicação verificável para cada divergência. A licença dá um nome e código. A PI e o contrato devem repeti-los ou identificar outro vendedor já identificado por si. A prova bancária deve mostrar esse nome ou outro explicado no contrato. A autorização liga o signatário à entidade. Os registos de exportação ou auditoria ligam uma entidade a atividade comercial real.
Uma transação pode envolver legitimamente fábrica, comercializadora e entidade recetora. O objetivo não é que todos os documentos apontem para uma só pessoa coletiva, mas que cada papel seja declarado, explicado e verificado. Uma divergência sem explicação cria uma pergunta concreta ao fornecedor; a resposta é o próximo dado. Se tudo concorda, há coerência; ainda não há autenticidade nem conclusão de segurança do pagamento.
O que este guia não abrange
Este guia trata da identidade e coerência. Não abrange especificações, inspeção de qualidade, Incoterms, instrumentos como créditos documentários ou contas de garantia, nem o que fazer após um pagamento problemático. Não trata da deteção de carimbos falsos ou imagens editadas para além do aviso geral de que qualquer imagem pode ser alterada, nem constitui aconselhamento jurídico sobre a execução de contratos na China ou em Hong Kong.
Se reuniu alguns ou todos os documentos e pretende compará-los entre si e com o registo, pode pedir uma verificação com o que tem.