เอกสารที่ควรขอจากซัพพลายเออร์จีนก่อนจ่ายเงินล่วงหน้า
เนื้อหาในหน้านี้
เงินล่วงหน้า ซึ่งในที่นี้หมายถึงการชำระใด ๆ ก่อนรับสินค้า อาจเรียกคืนได้ยากเมื่อส่งไปแล้ว ก่อนส่ง คุณควรมีเอกสารชุดเล็กที่ร่วมกันตอบคำถามหนึ่งข้อว่า ธุรกิจที่กำลังจะรับเงินคือธุรกิจที่คุณคิดว่ากำลังซื้อขายด้วยหรือไม่ และเอกสารสอดคล้องกันหรือไม่
นี่คือรายการเอกสารหกประเภท สี่ประเภทแรกควรขอทุกคำสั่งซื้อ ประเภทที่ห้าใช้เมื่อผู้ลงนามไม่ใช่ผู้แทนโดยชอบด้วยกฎหมายของบริษัท ประเภทที่หกเป็นทางเลือกและมีประโยชน์มากขึ้นกับคำสั่งซื้อใหญ่หรือการซื้อซ้ำ คู่มือนี้อธิบายว่าแต่ละฉบับแสดงอะไรและไม่แสดงอะไร เพราะส่วนหลังมักเป็นจุดที่เข้าใจผิด
นี่เป็นการขอเอกสารในทางปฏิบัติ ไม่ใช่รายการข้อกฎหมายสากลสำหรับทุกกรณี ตกลงเวลาตอบที่สมเหตุสมผลโดยคำนึงถึงการดำเนินการของธนาคารและข้อกังวลรักษาความลับที่มีเหตุผล เอกสารครบชุดเป็นหลักฐานที่มีประโยชน์ต่อการตรวจ ไม่ใช่ข้อพิสูจน์ว่าจ่ายเงินได้อย่างปลอดภัย ความเร็วในการตอบเพียงอย่างเดียวก็ไม่ใช่การทดสอบว่าซัพพลายเออร์เป็นของจริงหรือไม่
1. ใบอนุญาตประกอบธุรกิจ (营业执照)
ขอภาพใบอนุญาตฉบับปัจจุบันที่ชัดเจน ครบถ้วน และเห็น QR code
สิ่งที่แสดง: หากเป็นของแท้ เอกสารแสดงว่านิติบุคคลหรือองค์กรจดทะเบียนอื่นที่มีชื่อจีนนี้และรหัสเครดิตสังคมแบบรวม 18 ตัวอักษร (USCC) นี้ ได้จดกับหน่วยงานที่ระบุด้วยข้อมูลตามเอกสาร ณ วันออกใบอนุญาต สำหรับบริษัทจะมีผู้แทนโดยชอบด้วยกฎหมายและทุนจดทะเบียน แต่กิจการรายบุคคลหรือสาขาอาจไม่มีช่องดังกล่าว ใบอนุญาตให้ข้อมูลระบุตัวที่ใช้ตรวจเรื่องอื่น
สิ่งที่ไม่แสดง: ไม่ยืนยันว่าธุรกิจยังจดทะเบียนอยู่วันนี้ ภาพไม่ถูกแก้ไข ผู้ส่งเป็นพนักงาน มีการชำระทุน เป็นเจ้าของโรงงาน หรือมีบัญชีธนาคารใดเป็นของธุรกิจ ภาพที่ยังไม่เทียบทะเบียนเป็นบันทึกคำกล่าวอ้าง ไม่ใช่ข้อเท็จจริงที่ยืนยันแล้ว
ดูคำอธิบายทีละช่องได้ในคู่มืออ่านใบอนุญาตประกอบธุรกิจจีน
2. ใบเสนอราคาหรือใบกำกับสินค้าเบื้องต้น (PI)
ขอให้ PI มีชื่อจดทะเบียนจีนเต็ม USCC ตราบริษัท รายการสินค้า ราคา เงื่อนไขชำระ และข้อมูลธนาคารของผู้รับเงิน
สิ่งที่แสดง: ใครเสนอขายให้คุณและตามเงื่อนไขใด ตามที่ธุรกิจนั้นเลือกนำเสนอ หากชื่อจีนและ USCC ใน PI ตรงกับใบอนุญาต คุณได้ตรวจความสอดคล้องภายในขั้นแรก เมื่อ PI ระบุผู้รับเงิน คุณมีข้อความจากซัพพลายเออร์เองว่าอยากให้เงินไปที่ไหน อยู่ในเอกสารที่นำมาเทียบสัญญาภายหลังได้
สิ่งที่ไม่แสดง: หากยังไม่เทียบชื่อจีนทีละตัวอักษรและ USCC ก็ยังยืนยันไม่ได้ว่าผู้ขายใน PI คือรายเดียวกับในใบอนุญาต และไม่ได้ยืนยันว่าตราแท้หรือข้อมูลธนาคารไม่ถูกแก้ก่อนมาถึง ตราหรือคำสั่งชำระบน PI ปลอมได้ง่ายเช่นอีเมล PI ที่มีแต่ชื่ออังกฤษยังไม่พอสำหรับเทียบกับทะเบียนแผ่นดินใหญ่ จึงต้องขอชื่อจีนและ USCC แต่ไม่ได้เป็นหลักฐานว่าไม่มีธุรกิจอยู่เบื้องหลัง
3. สัญญาที่ระบุผู้รับเงิน
ขอสัญญาหรือเอกสารยืนยันคำสั่งซื้อที่มีเนื้อหาเดียวกัน โดยระบุชื่อจดทะเบียนจีนเต็มของผู้ขาย ผู้ซื้อ สินค้า และบัญชีผู้รับเงินด้วยชื่อบัญชี เลขบัญชี ชื่อธนาคารและที่อยู่ การขอทั้งลายเซ็นและตราเป็นข้อกำหนดที่สมเหตุสมผลของผู้ซื้อ ไม่ใช่คำอธิบายองค์ประกอบที่ทำให้สัญญามีผลในทุกกรณี
สิ่งที่แสดง: ซัพพลายเออร์ได้ระบุผู้รับเงินในเอกสารที่ตนทำขึ้น หากผู้รับเป็นบริษัทในเครือที่ฮ่องกงหรือตัวแทนส่งออก ต้องเขียนความสัมพันธ์นั้นในสัญญา รวมถึงการจ่ายให้ผู้รับนั้นทำให้หน้าที่ชำระเงินของคุณสิ้นสุดหรือไม่ เพื่อให้การเปลี่ยนบัญชีภายหลังเป็นการเปลี่ยนสัญญา ไม่ใช่แค่เปลี่ยนอีเมล สัญญายังบันทึกว่าใครเป็นผู้ขาย ซึ่งเป็นจุดเริ่มต้นในการหาว่าใครมีหน้าที่ส่งมอบ คุณภาพ และคืนเงิน
สิ่งที่ไม่แสดง: ไม่ยืนยันว่าสัญญาบังคับได้จริง ผู้ลงนามมีอำนาจ (ดูข้อ 5) หรือตราเป็นตราจดทะเบียนของบริษัท ไม่ใช่ตราที่สั่งจากร้านเครื่องเขียน สุดท้ายคุณเรียกร้องจากใครได้ขึ้นกับกฎหมายที่ใช้ เงื่อนไข และธุรกิจที่เกี่ยวข้องจริง ไม่ใช่เพียงชื่อในช่องผู้ขาย สัญญาเป็นหลักฐานข้อตกลง ไม่ใช่ความซื่อสัตย์ของคู่ค้า
ข้อปฏิบัติ: หากพนักงานส่ง “บัญชีใหม่” หลังเซ็นสัญญา ให้ใช้สัญญาเป็นจุดอ้างอิง ยืนยันการเปลี่ยนผ่านช่องทางที่จัดหาอย่างเป็นอิสระจากคำขอเปลี่ยน และทำเป็นข้อตกลงแก้ไขที่ลงนามก่อนจ่าย
4. หลักฐานบัญชีธนาคาร
ขอหลักฐานล่าสุดที่ธนาคารออก ซึ่งเชื่อมชื่อเจ้าของบัญชีกับบัญชีที่คุณจะจ่ายจริง ใบอนุญาตเปิดบัญชีบริษัทในแผ่นดินใหญ่ทยอยยกเลิกในปี 2019 อย่าใช้ใบเก่าเป็นหลักฐานข้อมูลบัญชีปัจจุบัน ถามธนาคารของคุณว่ามีทางเลือกตรวจอะไรได้สำหรับการโอนนี้
หลักฐานที่เหมาะสมอาจเป็นหนังสือยืนยันของธนาคารหรือส่วนหัวรายการเดินบัญชีที่ประทับตราและปิดยอดเงิน โดยแสดงชื่อและเลขบัญชี ต้องเป็นบัญชีที่ถูกขอให้โอนจริง บัญชีรับเงินตราต่างประเทศอาจไม่ใช่บัญชีเงินฝากพื้นฐานของบริษัท หลักฐานของบัญชีหนึ่งไม่ได้ครอบคลุมอีกบัญชี
สิ่งที่แสดง: หากแท้ เอกสารแสดงว่า ณ วันเอกสาร มีบัญชีเลขนี้ที่ธนาคารนี้ในชื่อนี้ ชื่อบัญชีคือข้อเท็จจริงที่ต้องการ เพื่อเทียบผู้รับเงินกับชื่อในใบอนุญาต หรือกับชื่อบริษัทในเครือหรือตัวแทนที่ผู้ขายอธิบาย
สิ่งที่ไม่แสดง: ไม่บอกว่าใครควบคุมบัญชี ใครมีอำนาจลงนาม หรือเอกสารแท้หรือไม่ เอกสารธนาคารแก้ได้เหมือนภาพอื่น จึงควรตรวจความแท้อย่างเป็นอิสระเมื่อทำได้ การตรวจชื่อผู้รับเงินของธนาคารผู้ส่งและช่องทางชำระแตกต่างกันทั้งประเทศและสกุลเงินที่ครอบคลุม ผลที่แจ้ง และขอบเขตความรับผิด อย่าถือเป็นการรับประกัน ให้ถามธนาคารว่าการโอนนี้มีบริการอะไรและผลหมายถึงอะไร
5. หนังสือให้อำนาจผู้ลงนาม หากไม่ใช่ผู้แทนโดยชอบด้วยกฎหมาย
หากผู้ลงนามสัญญาไม่ใช่ผู้แทนโดยชอบด้วยกฎหมายในใบอนุญาต ขอหนังสือมอบอำนาจหรือหนังสืออนุญาตที่มีตราบริษัท ระบุชื่อผู้ลงนามและขอบเขตอำนาจ
สิ่งที่แสดง: บริษัทระบุในเอกสารของตนว่าบุคคลนี้ผูกพันบริษัทในเรื่องนี้ได้ เมื่อนำมารวมกับใบอนุญาต ก็เชื่อมคนที่คุณติดต่อกับธุรกิจที่จดทะเบียน
สิ่งที่ไม่แสดง: ไม่ยืนยันว่าบริษัทออกจริง แทนที่จะเป็นผู้ลงนามใช้ตราที่ตนเข้าถึงได้ หนังสือประทับตราเป็นหลักฐานประกอบ ไม่ใช่หลักฐานเด็ดขาด และมีน้ำหนักขึ้นเมื่อคุณยืนยันกับบริษัทผ่านช่องทางที่จัดหาเองอย่างเป็นอิสระ คนอื่นอาจผูกพันบริษัทได้ตามตำแหน่งหรือกฎตัวแทน ดังนั้นการไม่มีหนังสือเป็นช่องว่างที่ต้องปิด ไม่ใช่ข้อพิสูจน์ว่าลายเซ็นไร้ผล
หากผู้ลงนามเป็นผู้แทนโดยชอบด้วยกฎหมาย โดยทั่วไปไม่ต้องทำหนังสือมอบอำนาจให้ตนเองอีก แต่ยังควรยืนยันว่าเป็นบุคคลนั้นจริง และเรื่องนอกงานปกติต้องมีการอนุมัติภายในเพิ่มเติมหรือไม่
6. ประวัติส่งออกล่าสุดหรือรายงานตรวจโรงงาน (ทางเลือก)
สำหรับคำสั่งซื้อใหญ่ ขอหลักฐานว่าเคยส่งสินค้าคล้ายกันมาก่อน เช่น ใบตราส่งหรือใบขนสินค้าศุลกากรในปีที่ผ่านมาโดยปิดข้อมูลสำคัญ หรือรายงานตรวจโรงงานของบุคคลที่สาม
สิ่งที่แสดง: ประวัติส่งออกแสดงว่าผู้ส่งสินค้าที่ระบุเคยส่งออก จึงสนับสนุนว่าเป็นผู้ส่งออกที่ดำเนินงานจริง รายงานของบริษัทตรวจสอบที่เป็นที่ยอมรับบันทึกว่าตรวจสถานที่วันใด ด้วยวิธีและขอบเขตใด ทั้งสองเกี่ยวกับความสามารถ ซึ่งเอกสารระบุตัวตนข้างต้นไม่ครอบคลุม
สิ่งที่ไม่แสดง: ผู้ส่งในใบตราส่งอาจไม่ใช่ผู้ผลิตหรือธุรกิจที่คุณจ่าย จึงต้องตรวจชื่อ รายงานตรวจไม่ได้ยืนยันว่าสถานที่เป็นของซัพพลายเออร์ ไม่ใช่โรงงานคู่ค้า หรือสภาพวันนี้ตรงกับรายงานปีที่แล้ว และรายงานเองอาจไม่แท้
ตรวจรายงานกับผู้ออก อ่านขอบเขต วิธี และวันที่ ระบุความเกี่ยวข้องของบริษัทที่มีชื่อกับสถานที่ตรวจและคำสั่งซื้อนี้ หลายธุรกิจเข้าร่วมธุรกรรมโดยชอบได้ แต่บทบาทและหน้าที่ต้องชัดเจน เอกสารสอดคล้องเพียงอย่างเดียวไม่ยืนยันความแท้หรือความสามารถปฏิบัติตามสัญญา
นำเอกสารทั้งหกมาดูร่วมกัน
คุณค่าของรายการตรวจไม่ได้อยู่ที่เอกสารใบใดใบหนึ่ง แต่อยู่ที่ตรงกันหรือไม่ และความต่างแต่ละจุดมีคำอธิบายที่ตรวจได้หรือไม่ ใบอนุญาตให้ชื่อและรหัส PI กับสัญญาควรมีชื่อและรหัสเดียวกัน หรือระบุผู้ขายอีกรายที่คุณตรวจตัวตนแล้ว หลักฐานธนาคารควรเป็นชื่อเดียวกันหรือชื่อที่สัญญาอธิบาย หนังสือมอบอำนาจเชื่อมผู้ลงนามกับธุรกิจ ประวัติส่งออกหรือรายงานตรวจเชื่อมธุรกิจกับการค้าจริง
ธุรกรรมอาจมีหลายฝ่ายอย่างถูกต้อง เช่น โรงงาน บริษัทการค้า และธุรกิจรับเงิน เป้าหมายไม่ใช่ให้ทุกเอกสารชี้ไปที่นิติบุคคลเดียว แต่ให้แต่ละรายมีบทบาทที่ระบุ อธิบาย และตรวจยืนยัน หากเอกสารต่างกันโดยไม่มีคำอธิบาย คุณมีคำถามเฉพาะที่จะถามผู้ขาย และคำตอบคือข้อมูลถัดไป หากตรงกันทั้งหมด คุณได้ความสอดคล้อง แต่ยังไม่ได้ความแท้หรือข้อสรุปว่าจ่ายเงินปลอดภัย
สิ่งที่คู่มือนี้ไม่ครอบคลุม
คู่มือนี้ว่าด้วยตัวตนและความสอดคล้อง ไม่ครอบคลุมสเปกสินค้า การตรวจคุณภาพ Incoterms เครื่องมือชำระเงิน เช่น เลตเตอร์ออฟเครดิตหรือเอสโครว์ หรือการแก้ไขหลังจ่ายผิด ไม่ครอบคลุมการจับตราปลอมหรือภาพที่แก้ไขนอกจากข้อควรระวังทั่วไปว่าภาพใดก็แก้ได้ และไม่ใช่คำปรึกษากฎหมายเรื่องการบังคับสัญญาในจีนหรือฮ่องกง
หากคุณรวบรวมเอกสารบางส่วนหรือทั้งหมดแล้วและต้องการตรวจเทียบกันรวมถึงเทียบทะเบียน คุณสามารถ เริ่มการตรวจสอบด้วยสิ่งที่มีได้