Dokumen yang perlu diminta dari pemasok Tiongkok sebelum membayar uang muka
Di halaman ini
Uang muka, yang di sini berarti segala pembayaran di muka, mungkin sulit dipulihkan setelah dikirim. Sebelum mengirim, kumpulkan beberapa dokumen yang bersama-sama menjawab satu pertanyaan: apakah badan yang akan saya bayar adalah badan yang saya kira sedang berurusan dengan saya, dan apakah dokumennya saling cocok?
Daftar ini berisi enam dokumen. Empat pertama layak diminta pada setiap pesanan. Kelima berlaku jika penandatangan bukan wakil hukum perusahaan. Keenam bersifat opsional dan lebih berguna untuk pesanan besar atau berulang. Untuk masing-masing, panduan menjelaskan yang dibuktikan dan yang tidak, karena bagian kedua itulah sumber salah paham.
Ini permintaan dokumen praktis, bukan daftar persyaratan hukum universal. Sepakati waktu respons yang wajar dengan mempertimbangkan proses bank dan kepentingan kerahasiaan yang sah. Dokumen lengkap adalah bahan bukti untuk diteliti, bukan jaminan pembayaran aman. Kecepatan respons saja bukan pengujian keaslian pemasok.
1. Izin usaha (营业执照)
Minta gambar izin yang jelas, lengkap, dan terkini, dengan kode QR terlihat.
Yang dibuktikan: jika asli, badan hukum atau organisasi terdaftar dengan nama Mandarin dan Unified Social Credit Code 18 karakter (USCC) tersebut terdaftar pada otoritas yang disebut, dengan rincian yang ditampilkan, pada tanggal penerbitan. Untuk perseroan, rincian termasuk wakil hukum dan modal terdaftar; jenis lain seperti usaha perseorangan dan cabang mungkin tidak memiliki kolom itu. Izin memberi identitas acuan untuk memeriksa dokumen lainnya.
Yang tidak dibuktikan: badan masih terdaftar hari ini, gambar tidak diubah, pengirim bekerja untuk badan, modal sudah disetor, badan memiliki pabrik, atau rekening bank miliknya. Gambar yang belum dibandingkan dengan registrasi mencatat klaim, bukan fakta terkonfirmasi.
Lihat panduan membaca izin usaha Tiongkok untuk penjelasan setiap kolom.
2. Penawaran atau faktur proforma (PI)
Minta PI memuat nama terdaftar lengkap dalam Mandarin, USCC, cap perusahaan, barang, harga, syarat pembayaran, dan rincian bank penerima.
Yang dibuktikan: badan yang menawarkan penjualan dan syaratnya, menurut cara badan itu menampilkan dirinya. Kesesuaian nama Mandarin dan USCC dengan izin memberi pemeriksaan konsistensi internal awal. Jika penerima disebut, PI merekam pernyataan pemasok mengenai tujuan uang dalam dokumen yang nantinya dapat dibandingkan dengan kontrak.
Yang tidak dibuktikan: badan pada PI sama dengan pada izin kecuali nama Mandarin dan USCC sudah dibandingkan karakter demi karakter; cap asli; atau rincian bank tidak diubah sebelum Anda terima. Cap atau instruksi pembayaran PI dapat dipalsukan semudah email. PI dengan nama Inggris saja tidak cukup untuk mencocokkan badan di registrasi daratan, sehingga perlu nama Mandarin dan USCC; itu bukan bukti tidak ada badan di belakangnya.
3. Kontrak yang menyebut penerima pembayaran
Minta kontrak atau konfirmasi pesanan dengan isi sama yang memuat nama terdaftar Mandarin lengkap penjual, pembeli, barang, dan rekening penerima berdasarkan nama rekening, nomor, nama dan alamat bank. Meminta tanda tangan sekaligus cap adalah persyaratan pembeli yang wajar, bukan penjelasan syarat keabsahan semua kontrak.
Yang dibuktikan: pemasok telah menetapkan identitas penerima dalam dokumen yang ditandatanganinya. Jika penerima adalah afiliasi Hong Kong atau agen ekspor, kontraklah tempat menjelaskan hubungan dan apakah membayar penerima memenuhi kewajiban Anda. Dengan begitu, perubahan bank berikutnya menjadi perubahan kontrak, bukan sekadar email. Kontrak juga menunjukkan siapa penjual, titik awal menentukan siapa yang wajib memenuhi pengiriman, kualitas, dan pengembalian dana.
Yang tidak dibuktikan: kontrak dapat ditegakkan dalam praktik; penandatangan berwenang (lihat butir 5); atau cap merupakan cap terdaftar perusahaan, bukan pesanan dari toko alat tulis. Pihak yang akhirnya dapat Anda tuntut bergantung pada hukum, syarat, dan badan yang benar-benar terlibat, bukan hanya nama pada kolom penjual. Kontrak membuktikan kesepakatan, bukan kejujuran pihak lawan.
Catatan praktis: jika staf mengirim «rekening baru» setelah kontrak ditandatangani, kontrak menjadi acuannya. Konfirmasikan perubahan melalui kontak yang ditetapkan independen dari permintaan perubahan, dan dokumentasikan dalam amendemen bertanda tangan sebelum membayar.
4. Bukti rekening bank
Mintalah bukti terbaru terbitan bank yang menghubungkan pemegang rekening dengan rekening tepat yang akan dibayar. Izin pembukaan rekening perusahaan daratan dihapus bertahap pada 2019; jangan memakai izin lama sebagai bukti rincian terkini. Tanyakan opsi verifikasi transfer kepada bank Anda.
Bukti dapat berupa surat konfirmasi bank atau kepala rekening koran bercap dengan saldo disamarkan, yang menunjukkan nama dan nomor rekening. Pastikan mencakup rekening yang benar: rekening penerimaan valas mungkin bukan rekening simpanan dasar perusahaan, dan bukti salah satunya tidak membuktikan yang lain.
Yang dibuktikan: jika asli, rekening bernomor tersebut ada pada bank dan nama itu pada tanggal dokumen. Nama rekening memungkinkan Anda membandingkan penerima dengan nama pada izin, afiliasi, atau agen yang dijelaskan pemasok.
Yang tidak dibuktikan: siapa yang mengendalikan rekening, siapa yang berwenang menandatangani, atau keaslian dokumen. Dokumen bank dapat disunting seperti gambar lain; autentikasi secara independen jika memungkinkan. Pemeriksaan nama penerima dari bank pengirim dan kanal pembayaran berbeda dalam cakupan negara dan mata uang, hasil, serta tanggung jawab. Jangan menganggapnya jaminan; tanyakan apa yang tersedia untuk transfer ini dan arti hasilnya.
5. Otorisasi penandatangan jika bukan wakil hukum
Jika penandatangan kontrak bukan wakil hukum pada izin, mintalah surat kuasa atau otorisasi bercap perusahaan yang menyebut penandatangan dan lingkup kewenangannya.
Yang dibuktikan: perusahaan menyatakan dalam dokumennya bahwa orang tersebut dapat mengikatnya untuk tujuan itu. Bersama izin, dokumen menghubungkan individu dengan badan hukum.
Yang tidak dibuktikan: otorisasi benar-benar dikeluarkan perusahaan, bukan penandatangan menggunakan cap yang dapat diaksesnya. Otorisasi bercap adalah bukti pendukung, bukan bukti konklusif, dan bobotnya meningkat setelah konfirmasi melalui saluran independen. Orang lain juga dapat mengikat perusahaan melalui jabatan atau aturan keagenan yang berlaku. Tidak adanya surat adalah kekurangan yang perlu ditutup, bukan bukti tanda tangan tidak bernilai.
Jika yang menandatangani adalah wakil hukum, biasanya tidak perlu otorisasi terpisah untuk dirinya sendiri. Tetap pastikan identitasnya benar dan, untuk urusan di luar kegiatan biasa, apakah ada persetujuan internal tambahan.
6. Catatan ekspor terbaru atau laporan audit pabrik (opsional)
Untuk pesanan besar, mintalah bukti pengiriman terdahulu barang serupa, seperti bill of lading atau deklarasi pabean tahun terakhir dengan informasi sensitif disamarkan, atau laporan audit pabrik pihak ketiga.
Yang dibuktikan: catatan ekspor menunjukkan pengirim bernama itu pernah mengekspor, mendukung klaimnya sebagai eksportir aktif. Audit dari perusahaan inspeksi yang diakui mencatat penilaian suatu lokasi pada tanggal, metode, dan cakupan tertentu. Keduanya berkaitan dengan kemampuan yang tidak dibahas dokumen identitas di atas.
Yang tidak dibuktikan: pengirim dalam bill of lading belum tentu produsen atau pihak yang Anda bayar; periksa namanya. Audit tidak membuktikan lokasi milik pemasok dan bukan pabrik mitra, atau keadaan saat ini sama dengan laporan tahun lalu. Laporannya pun mungkin tidak asli.
Konfirmasikan audit kepada penerbit dan baca cakupan, metode, serta tanggalnya. Tentukan hubungan perusahaan yang disebut dengan lokasi audit dan pesanan ini. Beberapa badan dapat sah terlibat; peran dan kewajibannya harus jelas. Dokumen yang cocok tidak membuktikan keaslian atau kemampuan memenuhi pesanan dengan sendirinya.
Menggabungkan keenamnya
Nilai daftar bukan pada satu dokumen, melainkan kesesuaiannya dan penjelasan yang dapat diuji untuk setiap perbedaan. Izin memberi nama dan kode. PI dan kontrak seharusnya memakai keduanya atau menyebut penjual lain yang sudah Anda identifikasi. Bukti bank seharusnya memuat nama tersebut atau nama yang dijelaskan kontrak. Otorisasi menghubungkan penandatangan dengan badan. Catatan ekspor atau audit menghubungkan badan dengan perdagangan nyata.
Transaksi dapat sah melibatkan pabrik, perusahaan dagang, dan penerima pembayaran. Tujuannya bukan agar semua menunjuk satu badan hukum, melainkan agar peran setiap badan dinyatakan, dijelaskan, dan diverifikasi. Perbedaan tanpa penjelasan memberi pertanyaan spesifik kepada pemasok; jawabannya menjadi data berikutnya. Jika semua cocok, Anda mendapatkan konsistensi, belum keaslian dan belum kesimpulan keamanan pembayaran.
Yang tidak dicakup panduan ini
Panduan membahas identitas dan konsistensi. Tidak mencakup spesifikasi produk, inspeksi mutu, Incoterms, instrumen pembayaran seperti letter of credit atau escrow, maupun tindakan setelah pembayaran bermasalah. Tidak membahas deteksi cap palsu atau gambar suntingan selain peringatan umum bahwa semua gambar dapat diubah, dan bukan nasihat hukum tentang penegakan kontrak di Tiongkok atau Hong Kong.
Jika telah mengumpulkan sebagian atau semua dokumen dan ingin dibandingkan satu sama lain serta dengan registrasi, Anda dapat memulai verifikasi menggunakan dokumen yang ada.