Pemasok saya mengirim rincian bank baru. Apa yang perlu saya periksa?

Anda telah membayar pemasok yang sama selama berbulan-bulan, atau Anda akan membayar uang muka. Sebuah email datang dari kontak yang biasa: perusahaan telah berganti bank, atau rekeningnya sedang «diaudit», dan pembayaran ini harus dikirim ke rekening baru. Faktur baru dilampirkan, lengkap dengan cap dan logo yang benar.

Anggap perubahan itu belum terkonfirmasi sampai Anda memverifikasinya melalui saluran yang tidak berasal dari pesan itu sendiri. Jangan membalas email untuk memeriksanya, dan jangan menelepon nomor yang tercetak di dalamnya. Tahan pembayaran sampai pemasok mengonfirmasi rincian baru melalui detail kontak yang sudah Anda miliki, dan sampai penerima baru itu masuk akal untuk pesanan ini. Jika Anda sudah membayar, segera hubungi bank Anda dan minta penarikan kembali transfer tersebut.

Mengapa permintaan ini perlu dijeda

Permintaan perubahan rekening adalah metode standar pembajakan email bisnis. Pelaku penipuan memperoleh akses ke kotak email sungguhan, milik pemasok atau milik Anda, atau mendaftarkan domain yang mirip, membaca korespondensi, dan mengirim instruksi pembayaran baru tepat saat pembayaran jatuh tempo. Internet Crime Complaint Center milik FBI menggambarkannya sebagai penipuan yang menyasar permintaan transfer yang sah, yang dijalankan dengan membajak akun email bisnis melalui rekayasa sosial atau penyusupan. Pengumuman 2024-nya, berdasarkan data 2023, mencatat bahwa bank di Britania Raya dan Hong Kong sering menjadi persinggahan perantara bagi dana tersebut, diikuti Tiongkok, Meksiko, dan UEA. IC3.

Karena pesan dapat datang dari alamat asli pemasok dan mengutip pesanan Anda yang sebenarnya, tidak ada apa pun dalam pesan itu sendiri yang dapat mengonfirmasinya. Cap, kop surat, faktur PDF, dan gaya penulisan yang familier semuanya dapat disalin dari email sebelumnya.

Pemasok memang kadang berganti bank atau mulai menagih melalui badan lain. Jeda ini bukan tuduhan; ini pemeriksaan yang membedakan perubahan asli dari perubahan curang.

Konfirmasikan perubahan melalui saluran terpisah

IC3 menyarankan penggunaan saluran sekunder atau autentikasi dua faktor untuk memverifikasi permintaan perubahan informasi rekening. IC3. Dalam praktiknya:

• Telepon nomor yang sudah Anda miliki. Gunakan nomor telepon dari kontrak Anda, faktur lama yang Anda terima sebelum perubahan, atau panggilan yang pernah Anda lakukan sebelumnya. Jangan gunakan nomor dari permintaan perubahan atau dari tanda tangan pada thread email yang sama.
• Bicaralah dengan orang yang Anda kenal. Minta kontak biasa Anda, dan jika memungkinkan orang kedua seperti manajer penjualan atau departemen keuangan, membacakan nomor rekening dan nama penerima yang baru. Jangan bacakan apa pun kepada mereka terlebih dahulu.
• Gunakan media lain yang sudah Anda siapkan sebelumnya. Percakapan WeChat atau WhatsApp yang sudah ada sebelum permintaan adalah saluran terpisah; akun chat baru yang diminta email untuk ditambahkan bukan saluran terpisah.
• Tanyakan mengapa rekening berubah. Perubahan asli punya jawaban yang wajar: hubungan bank baru, badan penagih baru dalam grup, atau pergantian perusahaan. Catat jawabannya; Anda akan membandingkannya dengan dokumen.

Jika pemasok mengatakan tidak pernah mengirim permintaan itu, kedua kotak email mungkin telah dibajak. Beri tahu pemasok, hentikan penggunaan email untuk instruksi pembayaran pada pesanan ini, dan simpan pesan itu untuk bank Anda.

Pastikan penerima baru itu masuk akal

Konfirmasi melalui telepon memberi tahu Anda bahwa pemasok membuat permintaan itu. Itu tidak memberi tahu Anda bahwa penerima baru adalah pihak yang seharusnya Anda bayar. Bandingkan rincian baru dengan apa yang Anda ketahui tentang pesanan:

• Apakah penerima masih penjualnya? Jika nama rekening adalah perusahaan terdaftar yang sama seperti sebelumnya dan seperti pada kontrak, perubahannya adalah perubahan bank. Jika namanya berbeda, itu perubahan penerima pembayaran, yang memerlukan lebih dari sekadar telepon.
• Apakah itu variasi dari nama yang sama? Rekening perusahaan Tiongkok dapat muncul dengan padanan bahasa Inggris dari nama Mandarinnya. Periksa apakah nama baru itu variasi ejaan atau terjemahan sebelum menganggapnya pihak lain. Panduan tentang nama penerima yang tidak cocok dengan pemasok membahasnya.
• Apakah itu perusahaan Hong Kong? Perusahaan penagih Hong Kong dapat sah, tetapi peralihan kepadanya di tengah hubungan memerlukan bukti yang sama seperti penerima baru mana pun. Lihat perusahaan Hong Kong yang menerima pembayaran.
• Apakah itu individu? Permintaan mendadak untuk membayar orang perseorangan, bukan perusahaan, sebaiknya ditanggapi dengan menahan pembayaran sampai penjual menjelaskannya secara tertulis dan Anda puas dengan penjelasan itu.
• Apakah negara banknya berubah? Bank penerima di negara yang tidak memiliki hubungan dengan pemasok atau pesanan adalah alasan untuk berhenti dan bertanya.

Mintalah rincian pembayaran baru pada faktur proforma atau amendemen kontrak terbaru dari penjual, yang menyebut penerima dan menyatakan bahwa pembayaran kepadanya memenuhi kewajiban Anda untuk pesanan ini. Konfirmasikan dokumen itu melalui saluran terpisah yang sama.

Periksa perusahaan di balik permintaan

Jika perubahan disertai nama perusahaan baru, atau Anda belum pernah mengonfirmasi yang asli, periksa catatan registrasi perusahaan daratan itu. Anda dapat mencarinya dalam bahasa Inggris dengan nama Inggris atau Mandarin atau Unified Social Credit Code (USCC)-nya. Pencarian gratis; laporan lengkap berbahasa Inggris berbayar. Catatan registrasi mengonfirmasi bahwa suatu perusahaan ada dan apa yang tercatat untuknya. Catatan itu tidak mengonfirmasi rekening bank, dan tidak memberi tahu Anda siapa yang mengirim email.

Langkah-langkah untuk memeriksa perusahaan itu sendiri, dokumennya, dan kewenangannya menandatangani ada dalam panduan memverifikasi pemasok Tiongkok.

Tanyakan kepada bank Anda sebelum mengirim

Pencarian registrasi tidak memverifikasi rekening bank. Sebelum mengirim pembayaran, tanyakan kepada bank Anda pemeriksaan apa yang dapat dijalankannya atas penerima transfer internasional, dan apa yang dapat dilakukannya jika Anda melaporkan penipuan setelah mengirim. Beberapa bank dapat memeriksa nama penerima terhadap rekening penerima untuk beberapa jenis pembayaran; tanyakan apakah itu berlaku untuk transfer ini. Jika tidak, pemeriksaan lain dalam panduan ini memikul seluruh bebannya.

Jika Anda sudah membayar

Bertindaklah pada hari yang sama. IC3 menyarankan bahwa jika Anda menemukan transfer curang, waktu sangat menentukan: segera hubungi lembaga keuangan Anda dan minta penarikan kembali dana, lalu ajukan pengaduan kepada IC3 terlepas dari jumlah yang hilang. IC3. IC3 adalah layanan Amerika Serikat; jika Anda berada di tempat lain, laporkan juga ke polisi atau layanan pelaporan penipuan di negara Anda.

• Berikan kepada bank Anda tanggal, jumlah, rekening penerima, dan referensi transfer tersebut.
• Simpan email beserta header lengkapnya, faktur, dan pesan chat apa pun. Jangan hapus thread-nya.
• Beri tahu pemasok asli melalui saluran yang dikenal. Kotak emailnya mungkin yang telah dibajak, dan pembeli lain mungkin menerima permintaan yang sama.
• Ganti kata sandi email Anda sendiri dan periksa aturan penerusan emailnya, kalau-kalau pembajakan terjadi di pihak Anda.

Pemulihan tidak dijamin dan bergantung pada seberapa cepat bank penerima dihubungi. Semakin cepat permintaan penarikan kembali, semakin besar peluangnya.

Apa yang dapat ditetapkan dari pemeriksaan ini

Perubahan yang dikonfirmasi melalui telepon dengan kontak yang dikenal, penerima yang merupakan penjual atau pihak penagih yang terdokumentasi, dan instruksi terbaru dari penjual, bersama-sama membuat permintaan itu jauh lebih kecil kemungkinannya merupakan penipuan. Semua itu tidak menjamin bahwa rekening dikendalikan oleh pemasok atau bahwa barang akan dikirim. Tetap perhatikan setiap poin yang belum dijelaskan dan putuskan apakah itu sepadan dengan pembayarannya.

Yang tidak dicakup panduan ini

Panduan ini membahas pemeriksaan permintaan perubahan rincian pembayaran sebelum membayar pemasok di Tiongkok atau Hong Kong. Tidak mencakup keamanan email secara mendalam, proses pemulihan, chargeback atau asuransi, maupun hukum negara tertentu, dan ini bukan nasihat hukum.

Jika perubahan penerima pembayaran membuat kontrak, faktur, dan rincian bank Anda tidak lagi selaras, dan Anda ingin perusahaan daratan diperiksa terhadap catatan registrasinya serta penerima baru dibandingkan dengannya, Anda dapat memulai verifikasi dengan dokumen yang Anda miliki.