Documentos que pedir a un proveedor chino antes de pagar un anticipo
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Un anticipo, entendido aquí como cualquier pago por adelantado, puede ser difícil de recuperar una vez enviado. Antes de hacerlo, reúna un pequeño conjunto de documentos que respondan a una pregunta: ¿la entidad a la que voy a pagar es aquella con la que creo estar tratando y concuerdan los documentos entre sí?
Esta lista incluye seis documentos. Conviene pedir los cuatro primeros en cada pedido. El quinto corresponde cuando quien firma no es el representante legal de la empresa. El sexto es opcional y más útil para pedidos grandes o recurrentes. La guía explica qué demuestra cada uno y qué no, porque es en esta segunda parte donde suelen surgir malentendidos.
Son solicitudes documentales prácticas, no una lista de requisitos legales universales. Acuerde un plazo razonable de respuesta, considerando los trámites bancarios y las preocupaciones legítimas de confidencialidad. Un expediente completo aporta pruebas útiles para investigar, no demuestra que pagar sea seguro. La rapidez de respuesta no es, por sí sola, una prueba de autenticidad del proveedor.
1. Licencia comercial (营业执照)
Pida una imagen clara, completa y actualizada de la licencia del proveedor, con el código QR visible.
Qué demuestra: si es auténtica, que una entidad jurídica u otra organización registrada con ese nombre chino y ese Código Unificado de Crédito Social de 18 caracteres (USCC) estaba inscrita ante la autoridad indicada, con los datos mostrados, en la fecha de expedición. En una sociedad incluirá el representante legal y el capital registrado; otros tipos, como negocios individuales y sucursales, pueden no incluirlos. La licencia aporta los identificadores necesarios para contrastar lo demás.
Qué no demuestra: que siga registrada hoy, que la imagen no esté alterada, que el remitente trabaje para la entidad, que se haya desembolsado capital, que sea propietaria de una fábrica o que una cuenta bancaria le pertenezca. Una imagen sin contrastar con el registro contiene una afirmación, no un hecho confirmado.
La guía sobre cómo leer una licencia comercial china explica cada campo.
2. Presupuesto o factura proforma (PI)
Pida que la PI incluya el nombre registrado completo en chino, el USCC, el sello de la empresa, los bienes, el precio, las condiciones de pago y los datos bancarios del beneficiario.
Qué demuestra: qué entidad ofrece venderle y en qué condiciones, según su propia presentación. La coincidencia del nombre chino y el USCC con la licencia constituye una primera comprobación de coherencia interna. Cuando la PI identifica al beneficiario, recoge la declaración del proveedor sobre adónde quiere que se envíe el dinero, en un documento que podrá comparar con el contrato.
Qué no demuestra: que la entidad de la PI sea la de la licencia, salvo que haya comparado carácter por carácter el nombre chino y el USCC; que el sello sea auténtico; o que no hayan alterado los datos bancarios antes de que los recibiera. Un sello o una instrucción de pago en una PI pueden falsificarse igual que un correo. Una PI con solo un nombre inglés no permite contrastar suficientemente la entidad con el registro continental; por eso se pide el nombre chino y el USCC. No demuestra que no haya una entidad detrás.
3. Un contrato que identifique al destinatario del pago
Pida un contrato, o confirmación de pedido con el mismo contenido, que identifique el nombre registrado completo en chino del vendedor, el comprador, los bienes y la cuenta beneficiaria con su nombre, número y nombre y dirección del banco. Exigir firma y sello es una condición razonable del comprador, no una explicación de qué hace válido cualquier contrato.
Qué demuestra: que el proveedor ha dejado constancia de la identidad del destinatario en un documento formalizado por él. Si el destinatario es una afiliada de Hong Kong o un agente exportador, el contrato debe explicar esa relación y si pagarle extingue su obligación. Así, un cambio posterior de datos bancarios pasa a ser una modificación contractual y no simplemente de un correo. También identifica al vendedor, punto de partida para determinar quién debe responder por entrega, calidad y reembolsos.
Qué no demuestra: que el contrato pueda hacerse cumplir en la práctica; que el firmante estuviera autorizado (véase el punto 5); ni que el sello sea el registrado por la empresa y no uno encargado en una papelería. Contra quién podrá reclamar depende de la ley aplicable, las condiciones y las entidades realmente implicadas, no solo del nombre del campo vendedor. El contrato prueba lo acordado, no la honestidad de la contraparte.
Una nota práctica: si el personal del proveedor envía una «cuenta nueva» después de firmar, el contrato es su referencia. Confirme cualquier cambio mediante un contacto establecido independientemente de la solicitud de cambio y documéntelo como una modificación firmada antes de pagar.
4. Pruebas de la cuenta bancaria
Pida documentación reciente emitida por el banco que vincule al titular identificado con la cuenta exacta a la que pagará. Los permisos de apertura de cuentas empresariales continentales se eliminaron gradualmente en 2019; no utilice uno antiguo como prueba de los datos actuales. Pregunte a su banco qué opciones de verificación ofrece para esa transferencia.
Puede servir una carta de confirmación bancaria o la cabecera sellada de un extracto, con los saldos ocultos, que muestre el nombre y número de cuenta. Asegúrese de que corresponde a la cuenta que le piden pagar: una cuenta receptora en moneda extranjera puede no ser la cuenta de depósito básica de la empresa, y las pruebas de una no acreditan la otra.
Qué demuestra: si es auténtica, que una cuenta con ese número existía en ese banco y bajo ese nombre en la fecha del documento. El nombre de cuenta es el dato relevante para compararlo con la licencia o con la afiliada o agente que el proveedor haya identificado.
Qué no demuestra: quién controla la cuenta, quién tiene facultades para operar en ella ni que el documento sea auténtico. Los documentos bancarios pueden alterarse como cualquier imagen; autentíquelos de forma independiente cuando sea posible. Las comprobaciones de nombres de beneficiario ofrecidas por bancos emisores y canales de pago varían en países y monedas cubiertos, resultados y responsabilidades. No las considere una garantía: pregunte a su propio banco qué ofrece para esa transferencia y qué significaría el resultado.
5. Autorización del firmante, si no es el representante legal
Si quien firma no es el representante legal indicado en la licencia, pida un poder o carta de autorización con sello de la empresa que identifique al firmante y el alcance de sus facultades.
Qué demuestra: que la empresa ha declarado en su documentación que esa persona puede obligarla para ese fin. Junto con la licencia, vincula al individuo con la entidad jurídica.
Qué no demuestra: que la autorización la haya emitido realmente la empresa y no el firmante utilizando un sello al que tiene acceso. Una autorización sellada es prueba de apoyo, no concluyente; adquiere más peso al confirmarla con la empresa mediante un canal independiente. Otras personas también pueden obligar a una empresa por su cargo o por las normas de representación aplicables. La ausencia de carta es una laguna que resolver, no prueba de que la firma carezca de valor.
Si firma el representante legal, normalmente no necesita una autorización separada a su propio favor. Aun así, debe confirmar que el firmante sea esa persona y, en asuntos ajenos a la actividad ordinaria, si se requiere alguna aprobación interna adicional.
6. Registros recientes de exportación o informe de auditoría de fábrica (opcional)
Para pedidos grandes, solicite pruebas de exportaciones anteriores de bienes similares, como conocimientos de embarque o declaraciones aduaneras del último año con datos sensibles ocultos, o una auditoría de fábrica de un tercero.
Qué demuestra: los registros de exportación indican que el expedidor identificado ha exportado antes, lo que apoya su afirmación de operar como exportador. Una auditoría de una empresa de inspección reconocida documenta que evaluó una instalación en una fecha, con un método y alcance determinados. Ambos aportan información sobre capacidad, que los documentos de identidad anteriores no abordan.
Qué no demuestra: el expedidor del conocimiento de embarque no es necesariamente el fabricante ni la entidad a la que paga; compruebe el nombre. Una auditoría no demuestra que la instalación pertenezca al proveedor y no a una fábrica colaboradora, ni que las condiciones actuales sean las de un informe del año pasado. El propio informe puede no ser auténtico.
Verifique el informe con su emisor y revise alcance, métodos y fecha. Determine la relación entre la empresa identificada, la instalación auditada y el pedido. Varias entidades pueden participar legítimamente; sus funciones y obligaciones deben estar claras. La coherencia documental no acredita por sí sola autenticidad o capacidad de cumplimiento.
Cómo combinar los seis documentos
El valor de la lista está en la concordancia entre documentos y en que cada divergencia tenga una explicación comprobable, no en un documento aislado. La licencia aporta un nombre y un código. La PI y el contrato deberían incluir los mismos o identificar a otro vendedor que haya verificado. La documentación bancaria debería mostrar ese nombre u otro explicado en el contrato. La autorización relaciona al firmante con la entidad. Los registros de exportación o la auditoría relacionan una entidad con actividad comercial real.
Una operación puede implicar legítimamente a una fábrica, una comercializadora y una entidad receptora. El objetivo no es que todo apunte a una sola persona jurídica, sino que la función de cada entidad esté declarada, explicada y verificada. Una divergencia sin explicación plantea una pregunta concreta al proveedor; su respuesta será el siguiente dato. La concordancia significa coherencia: aún no implica autenticidad ni una conclusión de seguridad del pago.
Qué no cubre esta guía
Esta guía trata de identidad y coherencia. No cubre especificaciones del producto, inspección de calidad, Incoterms, instrumentos como cartas de crédito o depósito en garantía, ni qué hacer después de un pago problemático. No trata de detectar sellos falsos o imágenes editadas más allá de advertir que cualquier imagen puede alterarse, ni constituye asesoramiento jurídico sobre la exigibilidad de contratos en China o Hong Kong.
Si ha reunido algunos o todos estos documentos y quiere contrastarlos entre sí y con el registro, puede solicitar una verificación con lo que tenga.