Documents à demander à un fournisseur chinois avant de verser un acompte

Mis à jour le 16 septembre 2026

Un acompte, entendu ici comme tout paiement anticipé, peut être difficile à récupérer une fois envoyé. Avant de payer, réunissez quelques documents répondant ensemble à une question : l’entité que je vais payer est-elle celle avec laquelle je pense traiter, et les pièces concordent-elles ?

Cette liste comprend six documents. Les quatre premiers méritent d’être demandés pour toute commande. Le cinquième s’applique lorsque le signataire n’est pas le représentant légal. Le sixième est facultatif et surtout utile pour les commandes importantes ou récurrentes. Pour chacun, ce guide précise ce qu’il établit et ce qu’il n’établit pas : c’est souvent sur les limites que naissent les malentendus.

Il s’agit de demandes documentaires pratiques, pas d’une liste juridique universelle. Convenez d’un délai raisonnable, compte tenu des traitements bancaires et des exigences légitimes de confidentialité. Un dossier complet apporte des preuves utiles à examiner, pas la certitude d’un paiement sûr. La rapidité de réponse ne suffit pas à juger de l’authenticité d’un fournisseur.

1. Licence commerciale (营业执照)

Demandez une image claire, complète et actuelle de la licence, avec le code QR visible.

Ce qu’elle établit : si elle est authentique, une personne morale ou une autre organisation portant ce nom chinois et ce Unified Social Credit Code à 18 caractères (USCC) était enregistrée auprès de l’autorité indiquée, avec les informations présentées, à la date d’émission. Pour une société, ces informations comprennent le représentant légal et le capital enregistré ; d’autres entités, notamment activités individuelles et succursales, peuvent ne pas comporter ces champs. La licence fournit les identifiants nécessaires aux autres contrôles.

Ce qu’elle n’établit pas : que l’entité est encore enregistrée aujourd’hui, que l’image n’a pas été modifiée, que l’expéditeur y travaille, que le capital a été versé, qu’elle possède une usine ou un compte bancaire donné. Une image non comparée au registre rapporte une affirmation, pas un fait confirmé.

Le guide de lecture d’une licence commerciale chinoise explique chaque champ.

2. Devis ou facture pro forma (PI)

Demandez que la PI indique le nom chinois enregistré complet du fournisseur, son USCC, son cachet, les biens, le prix, les modalités de paiement et les coordonnées bancaires du bénéficiaire.

Ce qu’elle établit : quelle entité propose de vous vendre quoi et à quelles conditions, selon sa propre présentation. Si nom chinois et USCC concordent avec la licence, vous avez un premier contrôle de cohérence interne. Si la PI nomme le bénéficiaire, elle constitue la propre déclaration du fournisseur sur la destination du paiement, dans un document comparable ensuite au contrat.

Ce qu’elle n’établit pas : que l’entité de la PI est celle de la licence, tant que vous n’avez pas comparé le nom chinois caractère par caractère et l’USCC ; que le cachet est authentique ; ou que les coordonnées n’ont pas été modifiées avant réception. Un cachet ou une instruction sur une PI se falsifie aussi facilement qu’un courriel. Une PI portant uniquement un nom anglais ne suffit pas pour identifier l’entité au registre continental, d’où la demande du nom chinois et de l’USCC. Cela ne prouve pas qu’aucune entité n’existe derrière le document.

3. Contrat désignant le bénéficiaire

Demandez un contrat, ou une confirmation de commande équivalente, indiquant le nom chinois enregistré complet du vendeur, l’acheteur, les biens, le nom et le numéro du compte bénéficiaire, ainsi que le nom et l’adresse de la banque. Exiger signature et cachet est raisonnable pour un acheteur ; ce n’est pas une définition de la validité d’un contrat dans tous les cas.

Ce qu’il établit : que le fournisseur a fixé l’identité du bénéficiaire dans un document qu’il a signé. Si le bénéficiaire est une société liée à Hong Kong ou un agent export, le contrat doit décrire la relation et préciser si le paiement à ce bénéficiaire libère votre obligation. Un changement ultérieur de coordonnées devient ainsi une modification contractuelle, pas simplement un nouveau courriel. Le contrat désigne aussi le vendeur, point de départ pour déterminer qui doit assurer livraison, qualité et remboursements.

Ce qu’il n’établit pas : que le contrat peut effectivement être exécuté, que le signataire était habilité (voir point 5), ou que le cachet est celui enregistré par la société plutôt qu’un cachet commandé en boutique. Les recours possibles dépendent du droit applicable, des clauses et des entités réellement impliquées, pas seulement du nom dans la case « vendeur ». Un contrat prouve l’accord conclu, pas l’honnêteté de la contrepartie.

En pratique, si les salariés envoient un « nouveau compte » après signature, le contrat sert de référence. Tout changement devrait être confirmé par un canal établi indépendamment de la demande et consigné dans un avenant signé avant le paiement.

4. Justificatif du compte bancaire

Demandez un document bancaire récent reliant le titulaire nommé au compte exact à créditer. Les autorisations d’ouverture de comptes d’entreprise en Chine continentale ont été progressivement supprimées en 2019 ; ne prenez pas une ancienne autorisation pour preuve des coordonnées actuelles. Demandez à votre banque quelles vérifications sont possibles pour le virement envisagé.

Une lettre de confirmation bancaire ou un en-tête de relevé tamponné, avec soldes masqués et nom et numéro du compte visibles, peut convenir. Vérifiez que la preuve porte bien sur le compte demandé : un compte de réception en devises peut être différent du compte de dépôt principal de l’entreprise. Un justificatif de l’un ne couvre pas l’autre.

Ce qu’il établit : s’il est authentique, un compte portant ce numéro et ce nom existait dans cette banque à la date du document. Le nom du compte est le fait recherché. Il permet de comparer le bénéficiaire au nom de la licence ou à celui de la société liée ou de l’agent annoncé.

Ce qu’il n’établit pas : qui contrôle le compte, qui dispose du pouvoir de signature ou si le document est authentique. Les documents bancaires sont aussi faciles à modifier que d’autres images ; authentifiez-les indépendamment lorsque c’est possible. Les contrôles de nom du bénéficiaire proposés par les banques émettrices et les circuits de paiement varient selon les pays, devises, résultats fournis et responsabilités. Ne les considérez pas comme une garantie ; demandez à votre banque ce qui est disponible et comment interpréter le résultat pour ce virement.

5. Autorisation du signataire s’il n’est pas le représentant légal

Si le signataire n’est pas le représentant légal inscrit sur la licence, demandez une procuration ou une lettre d’autorisation portant le cachet de l’entreprise et précisant son nom et l’étendue de ses pouvoirs.

Ce qu’elle établit : que l’entreprise déclare, sur son propre document, que cette personne peut l’engager à cette fin. Associée à la licence, elle relie votre interlocuteur à l’entité juridique.

Ce qu’elle n’établit pas : que l’autorisation provient réellement de la société et non du signataire utilisant un cachet auquel il a accès. Une autorisation tamponnée est une preuve complémentaire, pas décisive. Sa valeur augmente lorsque vous la confirmez auprès de la société par un canal établi indépendamment. D’autres personnes peuvent engager une société du fait de leur fonction ou des règles de représentation ; l’absence de lettre est donc une lacune à combler, pas la preuve que la signature est sans valeur.

Si le signataire est le représentant légal, une autorisation distincte à lui-même n’est normalement pas nécessaire. Confirmez néanmoins son identité et, pour les opérations hors activité ordinaire, l’éventuelle nécessité d’une approbation interne supplémentaire.

6. Preuves d’exportations récentes ou rapport d’audit d’usine (facultatif)

Pour les commandes importantes, demandez la preuve d’expéditions antérieures de biens comparables, par exemple des connaissements ou déclarations douanières de l’année passée, expurgés des données confidentielles, ou un audit d’usine réalisé par un tiers.

Ce qu’ils établissent : les documents export montrent que l’expéditeur nommé a déjà exporté et étayent son activité d’exportateur. Un rapport d’un organisme d’inspection reconnu indique qu’il a évalué un site à une date donnée, selon une méthode et un périmètre précisés. Les deux concernent des capacités que les documents d’identité précédents ne traitent pas.

Ce qu’ils n’établissent pas : l’expéditeur du connaissement n’est pas nécessairement le fabricant ni l’entité payée ; vérifiez son nom. Un audit ne prouve pas que le site appartient au fournisseur plutôt qu’à une usine partenaire, ni que les conditions actuelles correspondent au rapport de l’an dernier. Le rapport peut lui-même être faux.

Vérifiez tout rapport auprès de son émetteur et lisez son périmètre, ses méthodes et sa date. Établissez le lien de l’entreprise nommée avec le site et la commande. Plusieurs entités peuvent légitimement participer à une opération ; leurs rôles et obligations doivent être clairs. La cohérence documentaire ne suffit pas à établir l’authenticité ou la capacité d’exécution.

Rapprocher les six documents

L’intérêt de la liste réside dans la concordance des pièces et dans une explication vérifiable de chaque écart, pas dans un document isolé. La licence donne un nom et un code. PI et contrat devraient reprendre ces identifiants ou désigner un autre vendeur identifié. Le justificatif bancaire devrait porter ce nom ou un nom expliqué au contrat. L’autorisation relie le signataire à l’entité. Les documents export ou l’audit relient une entité à des opérations réelles.

Une transaction peut légitimement réunir une usine, une société commerciale et une entité réceptrice. L’objectif n’est pas de faire désigner la même personne morale par chaque pièce, mais de décrire, expliquer et vérifier chaque rôle. Un écart inexpliqué fournit une question précise à poser ; la réponse apporte l’élément suivant. Si tout concorde, vous avez de la cohérence, mais pas encore une preuve d’authenticité ni une conclusion de sécurité du paiement.

Ce que ce guide ne couvre pas

Ce guide concerne l’identité et la cohérence. Il ne couvre ni spécifications, ni inspection qualité, ni Incoterms, ni instruments de paiement comme les crédits documentaires ou le séquestre, ni les démarches après un paiement problématique. Il ne traite pas de la détection des faux cachets et images modifiées au-delà du rappel général que toute image peut être retouchée. Il ne constitue pas un conseil juridique sur l’exécution des contrats en Chine ou à Hong Kong.

Si vous avez réuni tout ou partie de ces pièces et souhaitez les comparer entre elles et au registre, vous pouvez demander une vérification avec les documents disponibles.