선금 지급 전 중국 공급업체에 요청할 서류
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선금은 여기서 모든 사전 지급을 뜻하며, 일단 보내면 회수하기 어려울 수 있습니다. 보내기 전에 몇 가지 서류를 모아 한 질문에 답할 수 있어야 합니다. ‘돈을 받을 사업자가 내가 거래하고 있다고 생각하는 사업자인가, 서류 내용은 서로 맞는가?’
여섯 가지 서류의 체크리스트입니다. 처음 네 가지는 주문마다 요청할 만합니다. 다섯째는 서명자가 회사 법정대표인이 아닐 때 필요하며, 여섯째는 선택 사항으로 대규모 주문이나 반복 거래에 더 유용합니다. 각 문서가 보여주는 것뿐 아니라 보여주지 못하는 것도 설명합니다. 후자를 오해하는 경우가 많기 때문입니다.
실무적인 자료 요청이지 모든 거래에 적용되는 법적 체크리스트는 아닙니다. 은행 처리 기간과 정당한 기밀 유지 사유를 고려해 합리적인 답변 기한을 정하세요. 완비된 서류는 조사에 유용한 증거이지 안전하게 지급할 수 있다는 증명은 아닙니다. 답변 속도만으로 공급업체의 진위를 판단할 수도 없습니다.
1. 영업허가증(营业执照)
QR코드가 보이는 선명하고 완전한 최신 영업허가증 이미지를 요청하세요.
보여주는 것: 진짜라면 해당 중국어 명칭과 18자리 통일사회신용코드(USCC)를 가진 법인 또는 기타 등록 조직이 발급일 당시 해당 기관에 기재 내용대로 등록되어 있었다는 사실입니다. 회사라면 법정대표인과 등록자본금이 포함되지만 개체공상호나 지점 등 다른 유형에는 그 항목이 없을 수 있습니다. 허가증은 다른 정보를 확인할 식별자를 제공합니다.
보여주지 못하는 것: 현재도 등록되어 있는지, 이미지가 변조되지 않았는지, 보낸 사람이 그곳 직원인지, 자본금을 납입했는지, 공장을 소유하는지, 특정 은행 계좌가 그 사업자 것인지는 알 수 없습니다. 등기부와 대조하지 않은 이미지는 주장을 기록한 것이지 확인된 사실이 아닙니다.
항목별 설명은 중국 영업허가증 읽기 가이드를 참고하세요.
2. 견적서 또는 견적송장(PI)
PI에 공급업체의 전체 중국어 등록 명칭, USCC, 회사 인감, 상품, 가격, 지급 조건, 수취 은행 정보를 넣어 달라고 요청하세요.
보여주는 것: 업체가 스스로 제시하는 내용에 따라 어느 사업자가 어떤 조건으로 판매를 제안하는지 알 수 있습니다. PI의 중국어 이름과 USCC가 허가증과 같으면 첫 번째 내부 일관성 확인이 됩니다. 수취인이 명시되어 있으면 공급업체가 원하는 송금처를 직접 밝힌 서류가 되며, 나중에 계약서와 대조할 수 있습니다.
보여주지 못하는 것: 중국어 명칭을 한 글자씩, 그리고 USCC를 비교하지 않았다면 PI와 허가증이 같은 사업자라고 확인할 수 없습니다. 인감의 진위나 수령 전 은행 정보가 변조되지 않았다는 것도 확인되지 않습니다. PI의 인감과 지급 지시도 이메일만큼 쉽게 위조할 수 있습니다. 영문명만 있으면 본토 등기부와 대조하기에 부족하므로 중국어 명칭과 USCC를 요청하는 것입니다. 영문명만 있다는 것이 배후에 사업자가 없다는 증거는 아닙니다.
3. 수취인을 명시한 계약서
판매자의 전체 중국어 등록 명칭, 구매자, 상품, 수취 계좌의 예금주명·계좌번호·은행명·은행 주소를 명시한 계약서 또는 동일한 내용의 주문 확인서를 요청하세요. 서명과 인감을 모두 요구하는 것은 합리적인 구매자 조건이지만, 모든 경우의 계약 유효 요건을 설명하는 것은 아닙니다.
보여주는 것: 공급업체가 체결한 문서로 수취인의 신원을 명시했다는 점입니다. 수취인이 홍콩 계열사나 수출 대리업체라면 그 관계와 그곳에 지급하면 구매자의 의무가 이행되는지를 계약에 적어야 합니다. 그래야 나중에 은행 정보가 바뀌면 단순한 이메일 변경이 아니라 계약 변경이 됩니다. 계약은 판매자로 누구를 명시했는지도 기록하며, 이는 납품·품질·환불 의무의 주체를 판단하는 출발점입니다.
보여주지 못하는 것: 계약을 실제로 집행할 수 있는지, 서명자에게 권한이 있었는지(5번 참조), 인감이 문구점에서 제작한 물건이 아니라 회사에 등록된 인감인지까지는 알 수 없습니다. 궁극적으로 누구에게 책임을 물을 수 있는지는 판매자란의 이름뿐 아니라 적용 법, 조건, 실제 당사자에 달려 있습니다. 계약서는 합의 내용의 증거이지 상대의 정직함을 증명하지는 않습니다.
실무상 유의점: 계약 후 직원이 ’새 계좌’를 보내면 계약서가 기준입니다. 변경 요청과 독립적으로 확보한 연락 수단으로 확인하고, 지급 전에 서명된 변경 합의서로 남겨야 합니다.
4. 은행 계좌 자료
명시된 예금주와 실제 송금할 정확한 계좌를 연결하는 최근 은행 발급 자료를 요청하세요. 본토 기업 계좌개설허가증은 2019년에 단계적으로 폐지되었습니다. 옛 허가증을 현재 계좌 정보의 증거로 의존하지 마세요. 예정된 송금에서 어떤 확인 수단을 쓸 수 있는지 은행에 문의하세요.
적절한 자료의 예는 예금주명과 계좌번호가 있는 은행 확인서나 잔액을 가린 날인된 거래명세서의 상단입니다. 실제 요청받은 수취 계좌를 다루는 자료인지 확인하세요. 외화 수취 계좌는 회사 기본예금계좌와 다를 수 있으며, 하나의 자료가 다른 계좌까지 입증하지는 않습니다.
보여주는 것: 진짜라면 서류 날짜에 해당 은행에 해당 명의와 번호의 계좌가 있었다는 점입니다. 필요한 사실은 예금주명입니다. 이를 허가증 명칭 또는 공급업체가 설명한 계열사·대리업체 명칭과 비교할 수 있습니다.
보여주지 못하는 것: 계좌를 누가 지배하는지, 누구에게 서명 권한이 있는지, 서류 자체가 진짜인지는 알 수 없습니다. 은행 서류도 다른 이미지처럼 쉽게 변조되므로 가능한 한 독립적으로 진위를 확인하세요. 송금 은행과 결제 경로의 수취인명 확인은 지원 국가·통화, 결과 내용, 책임 범위가 다릅니다. 보증처럼 취급하지 말고 이번 송금에 가능한 방법과 결과의 의미를 은행에 물어보세요.
5. 서명자가 법정대표인이 아닌 경우의 수권 자료
계약 서명자가 허가증에 기재된 법정대표인이 아니라면, 회사 인감을 찍고 서명자 및 권한 범위를 적은 위임장 또는 수권서를 요청하세요.
보여주는 것: 이 사람이 해당 목적에 대해 회사를 구속할 수 있다고 회사가 자체 서류로 진술한 것입니다. 허가증과 함께 보면 상대 개인과 등록 실체가 연결됩니다.
보여주지 못하는 것: 서명자가 접근 가능한 인감으로 만든 것이 아니라 회사가 실제 발급했는지까지는 알 수 없습니다. 날인된 수권서는 보조 증거이지 결정적인 증거는 아니며, 독립적으로 확보한 경로로 회사에 확인하면 증거력이 높아집니다. 다른 사람도 직위나 적용되는 대리 규정에 따라 회사를 구속할 수 있으므로, 서신이 없다는 것은 해소할 공백이지 서명이 무의미하다는 증거가 아닙니다.
서명자가 법정대표인이라면 보통 자신에게 별도의 수권서를 발급할 필요는 없습니다. 그래도 실제 그 사람이 서명하는지, 통상 업무를 벗어나는 사안에 추가 내부 승인이 필요한지는 확인해야 합니다.
6. 최근 수출 기록 또는 공장 감사 보고서(선택 사항)
대규모 주문에서는 지난해 선하증권·세관 신고서의 민감 정보를 가린 사본이나 제3자 공장 감사 보고서처럼, 비슷한 상품을 과거 출하했다는 증거를 요청하세요.
보여주는 것: 수출 기록은 명시된 송하인의 수출 이력을 보여주므로 실제 수출업자라는 주장을 뒷받침합니다. 인정받는 검사기관의 감사 보고서는 특정 날짜에 명시된 방법과 범위로 시설을 평가했다는 기록입니다. 둘 다 위 신원 서류가 다루지 않는 역량과 관련됩니다.
보여주지 못하는 것: 선하증권의 송하인은 제조업체나 지급 대상과 다를 수 있으므로 이름을 확인하세요. 감사 보고서만으로 그 시설이 협력 공장이 아니라 공급업체 소유인지, 현재 상황이 지난해와 같은지 알 수 없고 보고서 자체가 진짜가 아닐 수도 있습니다.
발급처를 통해 감사 보고서를 확인하고 범위, 방법, 날짜를 읽으세요. 기재 회사와 감사 시설, 이번 주문의 관계를 파악하세요. 여러 사업자가 적법하게 거래에 참여할 수 있지만 역할과 의무는 분명해야 합니다. 서류의 일관성만으로 진위나 이행 능력이 확립되지는 않습니다.
여섯 가지를 함께 보는 방법
체크리스트의 가치는 한 문서에 있지 않습니다. 서로 맞는지, 차이마다 검증 가능한 설명이 있는지에 있습니다. 허가증은 이름과 코드를 제공합니다. PI와 계약서는 같은 이름과 코드를 사용하거나, 따로 확인한 다른 판매자를 명시해야 합니다. 은행 자료는 같은 이름 또는 계약에서 설명한 이름이어야 합니다. 수권서는 서명자와 사업자를 연결하며 수출 기록이나 감사는 사업자와 실제 무역 활동을 연결합니다.
거래에는 공장, 무역회사, 수취 회사 등 여러 실체가 적법하게 참여할 수 있습니다. 모든 서류가 한 법인을 가리키게 하는 것이 목적이 아니라, 각각의 역할이 명시되고 설명되며 확인되게 하는 것이 목적입니다. 설명 없이 내용이 다르면 공급업체에 구체적으로 물을 질문이 생기고, 답변이 다음 판단 자료가 됩니다. 모두 맞는다면 일관성이 있는 것입니다. 아직 진위가 확인되거나 지급 안전성이 결론 난 것은 아닙니다.
이 가이드에서 다루지 않는 내용
이 가이드는 신원과 일관성에 관한 것입니다. 제품 사양, 품질 검사, Incoterms, 신용장·에스크로 같은 지급 수단, 잘못된 지급 이후의 대처는 다루지 않습니다. 어떤 이미지도 변조될 수 있다는 일반적인 주의를 넘어 위조 인감이나 편집 이미지 탐지를 다루지 않으며, 중국이나 홍콩에서 계약을 집행할 수 있는지에 대한 법률 자문도 아닙니다.
서류 일부 또는 전부를 모았고 서로 간의 일치 및 등기 기록과의 대조를 원하시면, 가진 자료로 확인을 신청할 수 있습니다.