Retrouver le nom légal d'un fournisseur chinois à partir de son nom anglais

Vous disposez du nom anglais d’un fournisseur, tiré d’un site web, d’une signature de courriel ou d’un devis : « Shenzhen Sample Technology Co., Ltd. ». Vous voulez vérifier la société, mais le registre officiel ne connaît pas ce nom.

Le nom enregistré d’une société de Chine continentale est en caractères chinois. Son nom anglais est une traduction que la société a choisie elle-même ; le registre ne le consigne pas, et deux sociétés peuvent utiliser le même. Pour vérifier la société, vous avez besoin de son nom chinois enregistré ou de son Unified Social Credit Code (USCC) à 18 caractères. La source la plus fiable pour les deux est la licence commerciale du fournisseur. Une recherche par nom anglais peut suggérer des candidats, mais vous confirmez la correspondance à partir de la licence, pas l’inverse.

Pourquoi le nom anglais n’identifie pas la société

Les règles chinoises exigent qu’un nom de société enregistré soit composé de caractères chinois standard. Règlement sur l’enregistrement des noms d’entreprise, art. 5. Une société qui souhaite utiliser son nom dans une langue étrangère le traduit elle-même, selon des principes généraux de traduction ; la traduction n’est pas une mention enregistrée. Mesures sur l’enregistrement des noms d’entreprise, art. 7. La licence commerciale indique le nom chinois enregistré et ne comporte aucun champ pour un nom anglais. SAMR, 2018.

Trois conséquences en découlent :

• Deux sociétés sans lien peuvent utiliser le même nom anglais. Un nom anglais comme « Ningbo Sample Trading » peut correspondre à plusieurs noms chinois différents, portés par des sociétés différentes dans des districts différents.
• Une société peut utiliser plusieurs noms anglais. Le site web, le devis et les coordonnées bancaires peuvent chacun présenter le nom différemment, et aucun n’est faux au sens du registre.
• Le registre officiel ne peut pas être interrogé par nom anglais. Le National Enterprise Credit Information Publicity System (GSXT, en chinois uniquement) effectue ses recherches par nom chinois, USCC ou ancien numéro d’enregistrement. Il n’enregistre pas les noms anglais.

Un nom anglais peut néanmoins apparaître dans certains dossiers officiels. Une société qui s’enregistre auprès des douanes comme déclarant inscrit un nom anglais sur le formulaire d’enregistrement, mais c’est elle qui fournit ce nom. Formulaire d’enregistrement douanier. Il s’agit donc d’une traduction autodéclarée au dossier, pas d’un nom enregistré.

Demander la licence au fournisseur

La voie la plus simple consiste à demander une image claire et complète de la licence commerciale actuelle (营业执照). Elle indique le nom chinois enregistré et l’USCC, qui identifient ensemble une seule entité juridique. Un fournisseur qui vend à l’étranger l’aura généralement envoyée de nombreuses fois, et la demander est courant.

À sa réception, relevez le nom chinois exactement, caractère par caractère, ainsi que le code à 18 caractères. Notre vérificateur de code gratuit confirme que le code est bien formé et décode la région où il a été enregistré ; il ne confirme pas que la société existe. Le guide de lecture d’une licence commerciale chinoise explique les autres champs.

Une image de licence est une affirmation, pas un contrôle. Elle vous indique quelle société le fournisseur dit être. L’étape suivante consiste à confirmer que cette société figure au registre et que ses données concordent.

Les autres endroits où apparaît le nom chinois

Si vous n’avez pas encore la licence, ou si vous voulez un élément de comparaison, le nom chinois apparaît souvent ailleurs :

• La facture pro forma ou le contrat. Demandez le nom chinois enregistré complet du vendeur sur le document que vous allez signer. Un vendeur qui donne un nom anglais sur le devis et un nom chinois différent sur le contrat vous a dit de quelle entité il s’agit.
• Le cachet de l’entreprise. Les cachets apposés sur les contrats et les factures portent normalement le nom chinois enregistré. Une image de cachet peut être copiée : traitez-la comme une piste, pas comme une preuve.
• Le numéro de déclaration du site web. Les sites web qui fournissent des services d’information depuis la Chine continentale doivent se déclarer auprès des autorités et afficher le numéro de déclaration au bas de la page d’accueil. Mesures de déclaration des services d’information sur Internet à but non lucratif, art. 13. Le dossier de déclaration nomme l’organisation qui l’a déposée. De nombreux sites d’exportation sont hébergés hors de Chine continentale et n’ont pas de numéro de déclaration ; son absence ne vous dit rien.
• Les coordonnées bancaires d’un compte continental. Le nom du compte peut être en chinois ou sous une forme romanisée. S’il s’agit d’une autre société, voir le guide sur les noms de bénéficiaire qui ne correspondent pas au fournisseur.

Notez chaque nom chinois que vous trouvez, ainsi que sa provenance. S’ils ne concordent pas, c’est une question à poser au fournisseur avant d’aller plus loin.

Rechercher par le nom anglais et confirmer la correspondance

Si vous ne disposez que du nom anglais, vous pouvez consulter la fiche de la société en anglais sur ce site. La recherche est gratuite ; le rapport complet en anglais est payant. La recherche examine d’abord les sociétés dont le nom anglais répertorié correspond au vôtre. Si aucune ne correspond, elle recherche les noms chinois que votre nom anglais désigne le plus probablement. La bonne société peut ne pas être le premier résultat, et peut ne pas apparaître du tout.

Traitez chaque résultat comme un candidat. Confirmez-le avec au moins deux des éléments suivants avant de vous y fier :

• la ville ou le district correspond à ce que le fournisseur vous a indiqué, y compris l’adresse figurant sur ses documents ;
• l’USCC figurant sur la licence ou le contrat du fournisseur correspond au code du candidat ;
• le nom chinois correspond à celui figurant sur les documents du fournisseur lui-même, caractère par caractère.

Une correspondance sur le seul nom anglais n’est pas une correspondance. Le même nom anglais peut renvoyer à plusieurs sociétés, et un vendeur frauduleux peut choisir un nom anglais qui ressemble à celui d’une société connue.

Quand vous ne le trouvez pas

Si aucun candidat ne convient, ne retenez pas le plus proche. Demandez la licence ou le nom chinois au fournisseur. Un vendeur qui ne veut pas donner son nom chinois enregistré avant que vous payiez vous laisse dans l’incapacité de vérifier à qui vous payez ; suspendez le paiement jusqu’à ce qu’il le fasse.

Si le nom anglais appartient à une société de Hong Kong plutôt qu’à une société continentale, le registre continental n’est pas le bon endroit. Les sociétés de Hong Kong se recherchent auprès du Companies Registry de Hong Kong ; voir une société de Hong Kong qui reçoit le paiement.

Ce que ce guide ne couvre pas

Ce guide traite du passage d’un nom de société anglais à l’entité chinoise enregistrée en Chine continentale. Il ne couvre pas ce que l’inscription au registre vous apprend ensuite, traité dans le guide de vérification d’un fournisseur chinois, ni en détail les enregistrements de Taïwan, de Macao ou de Hong Kong. Il ne constitue pas un conseil juridique.

Si vous disposez des documents du fournisseur mais ne parvenez pas à déterminer quelle entité juridique se trouve derrière, vous pouvez demander une vérification. Nous identifions l’entité à partir des documents ; si ceux-ci ne le permettent pas avec suffisamment de certitude, nous demandons des pièces supplémentaires, et remboursons si la question ne peut être résolue.