Trovare il nome legale di un fornitore cinese dal nome inglese

Hai il nome inglese di un fornitore da un sito, da una firma email o da un preventivo: «Shenzhen Sample Technology Co., Ltd.». Vuoi controllare la società, ma il registro ufficiale non conosce quel nome.

Il nome registrato di una società della Cina continentale è in caratteri cinesi. Il suo nome inglese è una traduzione scelta dalla società stessa; il registro non lo riporta e due società possono usarne lo stesso. Per controllare la società, ti servono il suo nome cinese registrato o il suo Unified Social Credit Code di 18 caratteri (USCC). La fonte più affidabile per entrambi è la licenza commerciale del fornitore. Una ricerca per nome inglese può suggerire candidati, ma la corrispondenza si conferma con la licenza, non il contrario.

Perché il nome inglese non identifica la società

Le norme cinesi richiedono che il nome registrato di una società usi caratteri cinesi standard. Regolamento sulla registrazione dei nomi d’impresa, art. 5. Una società che vuole usare il proprio nome in una lingua straniera lo traduce da sé, seguendo principi generali di traduzione; la traduzione non è un dato registrato. Misure sulla registrazione dei nomi d’impresa, art. 7. La licenza commerciale riporta il nome cinese registrato e non ha un campo per quello inglese. SAMR, 2018.

Ne derivano tre conseguenze:

• Due società non collegate possono usare lo stesso nome inglese. Un nome inglese come «Ningbo Sample Trading» può corrispondere a diversi nomi cinesi, usati da società diverse in distretti diversi.
• Una società può usare più nomi inglesi. Il sito, il preventivo e le coordinate bancarie possono rendere ciascuno il nome in modo diverso, e nessuno di essi è errato dal punto di vista del registro.
• Il registro ufficiale non è ricercabile per nome inglese. Il National Enterprise Credit Information Publicity System (GSXT, solo in cinese) cerca per nome cinese, USCC o il vecchio numero di registrazione. Non registra nomi inglesi.

Un nome inglese può comunque comparire in alcuni documenti ufficiali. Una società che si registra alla dogana come dichiarante inserisce un nome inglese nel modulo di registrazione, ma è essa stessa a fornirlo. Modulo di registrazione doganale. Si tratta quindi di una traduzione autodichiarata agli atti, non di un nome registrato.

Chiedere la licenza al fornitore

La via più semplice è chiedere un’immagine chiara e completa della licenza commerciale attuale (营业执照). Mostra il nome cinese registrato e l’USCC, che insieme identificano un’unica entità giuridica. Un fornitore che vende all’estero di solito l’avrà inviata molte volte, e chiederla è normale.

Quando arriva, annota il nome cinese esattamente, carattere per carattere, e il codice di 18 caratteri. Il nostro controllo gratuito del codice conferma che il codice è formalmente valido e ne decodifica la regione di registrazione; non conferma che la società esista. La guida su come leggere una licenza commerciale cinese spiega gli altri campi.

Un’immagine della licenza è un’affermazione, non un controllo. Ti dice quale società il fornitore dichiara di essere. Il passo successivo è confermare che questa società risulti registrata e che i suoi dati coincidano.

Altri luoghi in cui compare il nome cinese

Se non hai ancora la licenza, o vuoi qualcosa con cui confrontarla, il nome cinese compare spesso altrove:

• La fattura pro forma o il contratto. Chiedi il nome registrato completo del venditore in cinese sul documento che firmerai. Un venditore che indica un nome inglese sul preventivo e un nome cinese diverso sul contratto ti ha detto quale entità è.
• Il timbro della società. I timbri su contratti e fatture di norma riportano il nome cinese registrato. Un’immagine del timbro può essere copiata, quindi trattala come una pista, non come una prova.
• Il numero di registrazione del sito. I siti che forniscono servizi informativi dalla Cina continentale devono registrarsi presso le autorità e mostrare il numero di registrazione a piè di pagina della home page. Misure per la registrazione dei servizi informativi internet non commerciali, art. 13. Il documento di registrazione riporta l’organizzazione che l’ha presentata. Molti siti di esportazione sono ospitati fuori dalla Cina continentale e non hanno un numero di registrazione; la sua assenza non ti dice nulla.
• Coordinate bancarie di un conto continentale. Il nome del conto può essere in cinese o in una sua forma romanizzata. Se si tratta di una società diversa, vedi la guida sui nomi dei beneficiari che non coincidono con il fornitore.

Annota ogni nome cinese che trovi e indica da dove proviene. Se non coincidono, è una domanda da porre al fornitore prima di proseguire.

Cercare per nome inglese e confermare la corrispondenza

Se hai soltanto il nome inglese, puoi cercare la società in inglese su questo sito. La ricerca è gratuita; il rapporto completo in inglese è a pagamento. La ricerca individua prima le società i cui nomi inglesi sono presenti nell’archivio e corrispondono al tuo. Se non ne trova, cerca i nomi cinesi che il tuo nome inglese più probabilmente rappresenta. La società giusta può non essere il primo risultato e può non comparire affatto.

Tratta ogni risultato come un candidato. Confermalo con almeno due dei seguenti elementi prima di farvi affidamento:

• la città o il distretto corrisponde a quanto ti ha detto il fornitore, compreso l’indirizzo sui suoi documenti;
• l’USCC sulla licenza o sul contratto del fornitore corrisponde al codice del candidato;
• il nome cinese corrisponde a quello sui documenti del fornitore, carattere per carattere.

Una corrispondenza sul solo nome inglese non è una corrispondenza. Lo stesso nome inglese può indicare più società, e un venditore fraudolento può scegliere un nome inglese che somiglia a quello di una società nota.

Quando non riesci a trovarla

Se nessun candidato è adatto, non prendere il più vicino. Chiedi al fornitore la licenza o il nome cinese. Un venditore che non fornisce il proprio nome cinese registrato prima del pagamento ti lascia nell’impossibilità di controllare chi stai pagando; sospendi il pagamento finché non lo fornisce.

Se il nome inglese appartiene a una società di Hong Kong anziché a una società continentale, il registro continentale è il posto sbagliato in cui cercare. Le società di Hong Kong si cercano nel Companies Registry di Hong Kong; vedi una società di Hong Kong che riceve il pagamento.

Cosa non copre questa guida

Questa guida riguarda il passaggio dal nome inglese di una società all’entità registrata cinese nella Cina continentale. Non copre ciò che il dato del registro ti dice poi, che è nella guida alla verifica di un fornitore cinese, e non tratta in dettaglio le registrazioni di Taiwan, Macao o Hong Kong. Non è consulenza legale.

Se hai i documenti del fornitore ma non riesci a capire quale entità giuridica vi sia dietro, puoi richiedere una verifica. Identifichiamo l’entità dai documenti; se questi non lo consentono con sicurezza, chiediamo altro e rimborsiamo se non è possibile risolverla.